档案馆│煤炭企业信息公示制度下企业档案归档和档案信息开放工作的思路

《政府信息公开条例》和《企业信息公示条例》的颁布实施对煤炭企业档案的归档和开放工作产生了一定的影响，使煤炭企业档案的归档和开放工作调整成为必然，为煤炭企业档案的归档和开放工作调整提供了政策依据，国家有关档案工作的法律法规如国家档案局8号令、9号令、10号令、《企业档案工作规范》以及《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》等为煤炭企业档案的归档和开放调整提供了强有力的理论依据，本课题的研究使得这些政策和理论在煤炭企业档案工作中得到很好的实施。

从煤炭企业信息与煤炭企业档案、煤炭企业档案信息的界定，煤炭企业信息主体与煤炭企业档案、煤炭企业档案信息的主体，煤炭企业信息的内容和煤炭企业档案、煤炭企业档案信息的内容三个方面看，煤炭企业信息公示与煤炭企业档案信息公开存在着十分密切的内在关联。

这种内在关联意味着，《政府信息公开条例》和《企业信息公示暂行条例》的实施对煤炭企业档案工作、煤炭企业档案管理、煤炭企业档案和煤炭企业档案归档和档案信息的开放利用都会产生影响。这种影响对于很少关心煤炭企业档案开放利用的我们来讲，可能来的有些突然，我们在心理上，理论上，理念上，制度上，规范上可能还没有准备好，甚至根本就没有准备。这就需要我们认真学习《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》，掌握《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》的精髓，跟上形势的发展，作好煤炭企业信息公示——煤炭企业档案、煤炭企业档案信息公开工作，为煤炭企业，为社会服务。

如何作好煤炭企业信息公示制度下企业档案归档和档案信息开放工作，笔者认为应当遵循下面的思路。

第一，不断检讨原有的煤炭企业档案利用及开放制度。《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》中的许多条款，与煤炭企业原有的档案管理制度，特别是煤炭企业档案利用与开放制度存在差异，甚至是矛盾。这样就需要我们依照《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》的要求，认真检讨原有的煤炭企业档案利用及开放制度。对与《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》要求不相符的煤炭企业档案利用及开放制度进行修改与调整。这个过程不是一阵子，而要随着社会政治经济的发展，持续不断的进行，以保证煤炭企业档案利用及开放制度适应社会政治经济发展的需求。

第二，经常梳理档案中应当公示的信息。对照《政府信息公开条例》相关条款和《企业信息公示暂行条例》第九条、第十条的要求，详细梳理煤炭企业档案中哪些是应当公示的信息，哪些不是应当公示的信息。那些应当公示的信息归属煤炭企业档案的那一类，保管在那里，由谁负责保管，是否还有应当公示的信息没有归入档案管理的范畴等，是一项经常性的工作。由于过去档案工作长期封闭式管理的惯性，无论是档案形成者，还是档案管理者；无论是企业管理者，还是普通员工；习惯于保密，不习惯开放。如何不经常梳理，难免会受习惯的影响，将应当开放与公示的档案信息封闭起来。

第三，调整档案工作流程、归档范围和保管期限。《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》没有实施实施前，煤炭企业档案和煤炭企业档案信息的利用处于煤炭企业档案工作流程的末端。但政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》实施实施后，特别是《企业信息公示暂行条例》第十条规定的某些煤炭企业信息，在形成之日起20个工作日内就要向社会公示。如何再按照原来的档案工作流程，等走完全部流程再公布，就违反了《企业信息公示暂行条例》的要求，不仅会给煤炭企业带来负面影响，甚至还会招致处罚。因此，要按照《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》的要求，调整档案工作流程，让煤炭企业档案工作适应煤炭企业信息公示的要求。还有《企业信息公示暂行条例》规定应当公示的信息更新后如何存档，新旧信息是否均存档，存档保管期限如何确定等也需要进行调整。

第四，制定新的与煤炭企业信息公示相匹配的档案信息公开规则和档案利用与查询办法。《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》实施前，煤炭企业大都制定有自己煤炭企业的档案、档案信息公开规则，档案利用与查询办法。这些已有的规则和办法中，有些是遵照现有法律法规制定的，有些则是煤炭企业自己根据煤炭企业自身的特点和需要制定的，这些规则中会存在与《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》精神与要求不同或矛盾。这就需要煤炭企业根据《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》的规定，对现有的档案信息公开规则和档案利用与查询办法进行修改，制定出与煤炭企业信息公示相匹配的档案信息公开规则和档案利用与查询办法，这其中难度最大的是制定对社会查询《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》第九条第七款所列的，由煤炭企业自主决定是否向社会公示的信息的查询办法。在最大限度的保障社会及公众知情权的同时，尊重煤炭企业的自主权。

第五，重新评估煤炭企业信息公示环境下的煤炭企业档案信息安全风险。从煤炭企业的角度，《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》的实施实施，在一定程度上增加了煤炭企业档案信息安全的风险，但这种风险并不是某一个煤炭企业的，而是所有合法煤炭企业的。当一种风险具有普遍性，或者说是每一个煤炭企业都要面对时，这种风险就成为一种可预知、可控制的风险。重要的是煤炭企业档案工作者要重新评估在煤炭企业信息公开、公示环境下煤炭企业档案信息所面临的风险，平衡煤炭企业信息公示与档案保密间的关系。

煤炭企业信息公示，从某中意义上讲就是煤炭企业档案或煤炭企业档案信息公开、公示，更准确的说是部分煤炭企业档案或煤炭企业档案信息公开、公示。这是因为《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》所涉及的产生于的煤炭企业信息与煤炭企业档案、煤炭企业档案信息在定义、主体、内容上存在着紧密的内在联系。正是因为存在这种内在联系，《政府信息公开条例》《企业信息公示暂行条例》的实施对煤炭企业档案工作，特别是对煤炭企业档案（信息）开放利用产生了许多影响。面对这些影响，煤炭企业需要持续不断地，经常性地检讨原有档案利用及开放制度，梳理档案中应当公示的信息，调整档案工作流程、归档范围和保管期限，制定新的与煤炭企业信息公示相匹配的档案信息公开规则和档案利用、查询办法，重新评估煤炭企业信息公示环境下的煤炭企业档案信息安全风险，最大限度的保障社会及公众的知情权。通过社会监督，促进煤炭企业诚信自律，强化煤炭企业信用约束，维护社会主义市场经济秩序，保障交易安全。

第六，切实处理好档案开放与保密的关系。档案开放是社会进步的标志，是企业向社会展示自己、让社会了解企业的比较好的途径，但档案开放要处理好和保密的关系，不能为了档案开放而不顾企业机密和商业秘密，不能为了档案开放而不顾公民的个人隐私，也不能为了保密而不开放属于应该开放的档案，只有处理好了档案开放和保密的关系，才能使档案开放真正起到应有的作用和意义，才能实现开放和保密的良性循环和共同发展。

通过本课题的研究，课题组参考了《政府信息公开条例》、《企业信息公示条例》这些国家大政策环境的档案归档和开放依据，也参考了国家档案局8号令、9号令、10号令、《企业档案工作规范》以及《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》等档案归档和开放的理论依据，并充分考虑中国平煤神马集团档案工作实际情况，调整了文件材料归档范围和档案保管期限，修订了《中国平煤神马集团文件材料归档范围和档案保管期限规定》，基层80家单位修订了本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，并在集团公司审批和备案，剩余其它单位参照集团文件材料归档范围和保管期限表执行。

通过对档案开放时限、内容、范围调整的研究，结合集团档案工作实际情况，对档案开放利用工作进行了相应的调整和改进，集团本部和基层各单位修订了新的档案借阅利用制度和办法，在集团办公网和各单位办公网公布档案开放目录，方便了各部门和职工对开放档案的查询和利用，使档案的开放利用工作更加符合国家的要求和集团的中心工作，更加贴近集团工作实际和服务民生，各个单位档案收集归档范围更加齐全、合理，使企业改革发展过程中产生的新内容、新载体的文件材料得以纳入归档范围，使档案保管期限划分更加符合单位实际，更具可操作性，中国平煤神马集团档案信息资源建设工作取得显著成效，促进了各单位档案工作的健康持续稳定发展，为中国平煤神马集团档案信息资源的开发利用起到了良好的促进和推动作用，课题研究工作取得了显著成效。