近年来，随着房地产行业的快速变化与发展，产权产籍管理工作的重要性日益突出。面临这种新形势、新格局，房产部门应改进各方面的工作措施与方式，有效地提高行政管理效能，特别是应用数码技术，对产权产籍进行数字化管理。

    房产档案数字化的意义

    数字化管理不会改变房产档案的内容和性质，其变化主要表现在载体形式、服务方式方面。传统的房产档案管理对象以纸质为主，使得其内容和载体密不可分，而数字化管理体制是将档案实体与日常服务分离，档案实体被作为原始的凭证入库保存，日常服务主要利用存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息，需要计算机网络设备、系统管理软件、数据库等多方面的支持。

    随着房地产市场的活跃，应该记录到房产台账的内容也越来越多，由于房产台账经常记录、查阅、插页等，造成台账残缺不全、缺棱少角，已不适应档案管理工作的需要。随着档案现代化管理工作的推进，档案扫描、光盘保存、网络查询管理已提上日程，采用扫描方案后可仅收取一份原件，存为光盘数据多份保存，既可减轻工作负担，又可减轻档案管理的诸多压力。因此，数字化管理房产档案已经成为解决产权产籍现代化管理的当务之急。

    数字化管理应遵循的原则

    全程管理原则，建立一个完整的管理体系，对数字化房产档案从产生到永久保存或销毁的整个运行周期进行全程管理，使档案从收集、整理、归档、利用各个阶段统筹兼顾，搞好衔接，实现整个系统资源的最大共享和最大效益；真实完整原则，数字化档案的内容和结构在经过建立、利用后保持不变，与原始状态一样，并要求记录房产权属登记活动的档案内容要件齐全，内容、结构及背景信息没有缺损；使用方便原则，房产档案经过存储、传输、压缩、加密等处理后仍然能够以可识读、可理解的方式输出，并保持真实性，让用户可以通过计算机方便地使用档案信息，获取信息；安全性原则，要采取措施保证档案保密和安全，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止房产档案的散失、泄密等。

    房产档案数字化管理的基本内容及要求

    首先，领导重视，加大投入。房产管理部门领导要高度重视档案工作，将档案管理工作纳入重要工作议事日程，经常了解和听取档案工作情况，积极为档案管理创造条件。在制度建设上，完善《档案室工作职责》《档案归档制度》等相关规章制度，不断加大对档案管理的资金和人力、物力的投入力度。

    就笔者所在城市而言，2010年底，产权登记、预告登记、备案管理系统升级整合为一个新的房产登记系统，使全市房产登记实现了“以楼盘表为中心，以图定表、以表管房、以房建簿、以簿管证”的管理模式，建立起“地、楼、房”三位一体的基础数据库，形成了整个城市的“数字房管”。“数字房管”系统的建成，使房产测绘、新建商品房预售资金监管、房产登记3个系统数据相互关联，相互利用，实现了操作更加快捷准确，功能更加齐全完善；房产登记系统与房管局开发办商品房预销售资金监管系统的对接，确保了商品房预销售资金监管有效到位；房产系统方便购房人在开发商的销售处的系统端口，直接打印商品房买卖合同，保障他们的合法利益，让他们更放心地买房、住房。

    其次，落实责任，强化管理。要精心挑选政治性强、业务素质高的人员作为专职档案管理员，按照职责分工，将档案管理工作责任落实到人，实行周评议、月考核、年终考评。

    最后，加强培训，搞好自身建设。要积极组织全员进行档案知识培训，每年制订档案工作及学习计划，每季度组织一次《档案法》及相关知识教育学习及交流，以“工作就是服务”“增强服务意识”“主动服务”的观念，作为工作的出发点和归宿，逐步完善档案工作规章制度。

    原载于《中国档案报》2013年10月25日 总第2525期 第二版