案例描述：

安徽省宿州市一法院副院长唐某在办理两起刑事案件时，竟将卷宗丢失，导致案件终止审理。查明事实后，当地人大常委会撤销了唐某的法院副院长、审判委员会委员、法庭庭长和审判员职务，有关部门也给予唐某行政记大过处分。

经查，唐某在任法院刑事一庭庭长期间，分别于2001年8月和10月受理被告人谢某等三人利用邪教破坏国家法律实施案和被告人吴某受贿案两起刑事案件，并担任审判长，保管两案卷宗。2003年4月初，唐升任副院长，在调整办公室后，两案卷宗遗失。

由于案卷丢失，案件既不能判决，又不能放人，造成被告人超期羁押。对那丢失卷宗的两个刑事案件，有关部门作出决定，终止审理，对被羁押的被告人变更强制措施，予以监视居住，同时根据公安、检察机关的证据目录，重新补充侦查相关证据材料，尽最大可能地进行弥补，待证据材料补齐后抓紧恢复案件的审理。（摘自《北京青年报》2004.4.19）

案例评析：这是一起典型的因工作人员不履行归档职责而致档案丢失的案例。归档，是机关档案工作的一个基本环节，也是机关建立档案工作的一个基本组成部分。没有完善的归档工作，机关档案工作就会成为无源之水。该案例不仅从一个侧面反映了机关业务部门和工作人员在机关档案工作建立过程中的重要作用，而且也再次警示机关业务部门和工作人员，在具体的业务工作中，必须履行法律、法规和行政规定所规定的建档职责，否则，将会承担由此而产生的法律后果和行政责任。

按照现行的档案法律法规和行政规定，机关业务部门和工作人员在机关档案工作中必须履行的建档职责有以下几个方面：

一是定期移交工作中形成文件材料的职责。

《档案法》第10条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理， 任何个人不得据为己有。《机关档案工作条例》第11条规定：机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。第13条规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

《党政机关公文处理工作条例》第36条规定：工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。从上述法律、法规和行政性规定可以看出，机关业务部门和工作人员将应归档的文件材料及时移交机关档案机构或者业务部门进行归档，是法律法规和行政规定对机关业务部门和工作人员的基本要求。

案例中，唐某在任法院刑事一庭庭长期间受理被告人谢某等三人利用邪教破坏国家法律实施案和被告人吴某受贿案两起刑事案件形成的两案卷宗，按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》规定，属应当立卷归档的文件材料，在案件未审理结案前，应按规定将其交于本案的书记员妥善保管。而唐某却未移交，致使其丢失，违反了上述法律法规的规定，是一种严重的失职行为。

二是对应归档文件材料整理、归档的职责。

《档案法实施办法》第12条规定：应当归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交本单位档案机构或者档案人员集中管理。任何人不得据为己有或者拒绝归档。

《机关档案工作条例》第11条规定：凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理立卷，并定期向档案部门移交归档。

《党政机关公文处理工作条例》第27条规定：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。根据上述法律法规要求，机关业务部门和工作人员是机关文件材料整理、立卷的第一责任人，必须按照机关档案整理的整体要求，对本部门形成和收到的文件材料进行整理、立卷。

三是妥善保管应归档文件材料的职责。

机关业务部门和工作人员形成和收到的文件材料，是机关业务部门和工作人员开展工作的依据和凭证，对于机关业务部门和工作人员处理办公事务有着十分重要的作用。根据有关法律法规规定，在向机关档案部门或者档案工作人员移交之前，机关业务部门和工作人员必须按照文件材料管理的要求妥善保管，以防丢失和损毁。

案例中，唐某在办理两起刑事案件的三年内，既未按照规定及时将两案诉讼材料移交书记员整理保管，又未尽到自己妥善保管的责任，致使两案案卷丢失。其行为不仅造成法院正常的审理工作无法进行，而且其行为也必将受到法律法规或者行政纪律的惩处。

对于机关业务部门和工作人员不履行职责的行为，有关法律法规和行政规定也做出了明确的责任追究措施。

《档案法》第24条规定：损毁、丢失属于国家所有的档案的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

《档案法实施办法》第27条规定：将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。

《档案管理违法违纪行为处分规定》第3条规定：将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第7条规定：因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

案例中，唐某由于保管不善，致使两案正在审理的案件卷宗丢失，并造成了严重后果。有关部门给予唐某行政记大过处分、撤销其法院副院长、审判委员会委员、法庭庭长和审判员职务行政惩处，符合法律规定。

（ 专栏作者：刘子芳   许昌市建安区档案局）