人事档案是个人成长的历史见证，也是企业改革改制、生产经营、科研开发、人力资源战略开发等方面的重要依据和信息库。

一、以人为本，提高档案管理者素质

国有企业由于人员基数大，档案的管理工作量也相应大。近几年很多企业推行减员增效措施，一般情况下定编定岗为一人，使档案管理员的数量减少，还有的要分担本部门的一些行政工作。人事档案管理工作手工劳动是主要方式，由于人员配备有限，目前只局限在人事档案的收集、鉴别、归档、借阅等基础工作上，管理浮于表面，细致的整理装订都做不到，更谈不上研究新情况、新问题了。

针对这个问题，应加强领导，配备适量、高素质的管理人员，鼓励他们不断学习，深入研究新时期的政策和探索新途径。档案管理人员也要在提高工作效率上动脑筋，钻研业务知识和计算机知识，提高履行岗位职责的能力和技能，拓宽知识领域，以适应新时期的发展需要，认真细致、高质量、高效率地完成这项重要而严肃的工作，把这项工作做好。

二、科学管理，探讨合理的工作方法

新形势下传统的操作方式的变化需要观念上的突破，人事档案工作要根据实际情况采用多种方式，目的是有利于人事材料的保护、保管，提高工作效率和质量。

1.人事材料的规格尺寸不必千篇一律。充分利用人事材料的纸型，尽量不裁切而使用折叠的方法。裁切不慎极易使材料造成不可弥补的缺失，在实际工作中我们总结出，根据规定尺寸折叠其实是最好的办法，规整美观的折叠方式即充分保存了原材料不受损失，又便于展开利用，而且比裁切更节省时间。通常有横折、竖折、交叉折、梯形折等等，为了避免字体在折叠后的使用中受到磨损，折叠的右边缘应稍窄于案卷的规定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。以A4尺寸形成的人事材料近几年广泛使用，与16开规格的规定形成冲突，页数少的材料可以采取裁切或折叠的方式，但在实际工作中遇到的一些材料比较难处理，例如医学院的毕业实习手册就是A4纸型的，厚度达20多页，裁切、折叠均很困难，应采用整本案卷以A4为准，其他材料用A4纸表衬的做法，同样使案卷规整美观。

2.人事材料的装订方法要灵活应变。三孔线装的传统方法，使档案材料易保管，不易散落，适用于在档案室内查阅。但目前人事档案的使用率逐渐提高，职工退休审核、终解劳动合同备案、工程资质审核、晋升职务职称、家庭财产公证等等，都要借用档案中的相关材料办理手续，或复印或提供原件。频繁的拆装给材料的保管、保护造成一定的影响。并且打孔给材料造成的损失也是不可弥补的，尤其目前人才流动频繁，档案转移后很多单位都要重新整理，各个单位打孔机的孔距、孔径虽然差异微小，但多次打孔，给材料造成的损毁也是不可避免的。探索采用装订夹的形势装订档案，势必会减少这种缺憾，也提高了工作效率。

三、紧跟时代，创新档案管理模式

企业档案管理人员要解放思想、实事求是、与时俱进，不断学习新技术、新知识，接受新生事务，不断开拓创新。

1.充分利用计算机技术，降低手工劳动强度。归档，对于国有企业人事档案管理工作来说是一项艰巨的任务，每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等，收集、编号、归档，工作期限长，手工劳动强度大。目前计算机代替传统的手工操作已逐步成为现实。在使用企业人力资源管理系统的过程中，要想方设法，充分发挥现有数据库的强大作用，只要在初期做好表格设计和相应数据的录入，后期就能实现批量材料自动编号、顺号，一劳永逸。除了目前已经实行中组部要求的档案目录采用计算机管理外，部分人事材料的形成、归档也即将能实现计算机管理，使档案管理人员从繁琐低效的手工劳动中解放出来。

公司两年一次的《干部任免表》填写工作，我们就采用了这种方式进行提高工作效率的尝试。首先在计算机上设计表格结构，然后在每个空格中输入信息公式再在人力资源信息系统的数据库中录入每个干部的档号，形成的表格只要做适当调整就可以打印出来，档号也自动生成通过实践，200多张表，原来需要一个人累计手工抄写二个月左右，有时因工作繁忙会一拖就是半年甚至一年都难以归档，现在只要不到一个月就能完成任务，使干部人事档案信息得到及时完善、补充。

2.开放信息，为社会和员工服务。我国政治民主化进程的加快，人们知情权意识也在不断提高，人事档案向本人有条件开放已经成为社会发展趋势。人事档案是人生经历的真实记录，属于员工个人的资料，员工有权知悉了解。2000年企业建立了人力资源信息系统，与公司所属单位共享信息资源，组织全体员工统一填写履历表，对员工所填内容与原有数据库信息进行核对，学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档，更正数据库信息，使员工第一次对档案情况有了一定的知情权，这种做法保护了员工的切身利益，也使数据库的信息更加准确、完整员工在查阅个人资料作为家庭财产公证、社会救济、银行贷款等证明行为时档案人员应该热情接待，提供有效范围内的证明材料，为员工提供方便，而不能因为人事档案的保密性而忽视员工的权利甚至拒绝服务。为维护人事档案的权威性和真实性，在实际操作中，要建立健全人事档案管理规章制度，对员工的人事档案知情权进行规范，设定权限，严格按章办事，既为员工提供了服务，又体现了人事档案管理的严肃性。

人事档案管理工作是一项基础性强的工作，平凡琐碎，需要付出劳动、付出耐心。信息时代的来临，给人事档案管理工作者提供了学习新知识的机会，也提供了创新发展的机会，这又需要我们付出智慧，要不断学习，不断探索，不断实践，提高综合素质，提高适应能力，把这项工作做得有深度、有意义，为社会服务，为企业服务，为员工服务。