档案保管外包服务管理规范

 

1 范 围

 

本规范适用于档案保管外包服务机构及其它专业机构开展档案保管外包服务的行为。 2 规范性引用文件 

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB 50140—2005 建筑灭火器配置设计规范

DA/T 6—1992 档案装具

DA/T 45—2009 档案馆高压细水雾灭火系统技术规范

JGJ 25—2010 档案馆建筑设计规范 

 

3 术语和定义

 

下列术语和定义适用于本文件。3.1   

档案保管外包服务 outsourcing services of records keeping

具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人，受委托方（法人及自然人）委托，对档案进行保管及相关服务的民事行为，又称“档案寄存和代保管服务”。 

3.2   

档案保管外包服务机构 outsourcing services organization of records keeping 依法设立，具备从事开展档案保管外包服务能力和条件的法人组织。

3.3   

档案保管外包服务委托方 outsourcing services clients of records keeping 档案保管外包服务的购买者。

 

4 服务原则

 

4.1 有限范围原则

档案保管外包服务的范围不得违反国家有关的法规和政策。4.2 安全原则

 

在档案保管、利用、运输等过程中必须提供安全、可靠、有效的专业服务，确保不发生缺失损毁、涂改伪造、污染霉变等安全事件。

4.3  保密原则 

必须履行保密义务，不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息。4.4 监管原则 

档案保管服务外包机构应当接受有关方面的监管。 5 组织与人员 

5.1 组织 

档案保管外包服务机构的组织，应根据保管规模和业务范围确定相应的内部管理机制，并保持相对稳定。 

5.2 人员 

5.2.1 按照内部管理机制，配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。一般应包括档案专业人员和其他各类专业技术人员。 

5.2.2 档案保管外包服务机构应与员工依法签订劳动合同和保密协议。 

 

6 基础设施

 

6.1 库房建筑及选址 

6.1.1 库房建设应符合 JGJ 25—2010 的相关规定或要求。 

6.1.2 库房应建于地质稳定、地势高坦处，远离城市中心区域、江堤、海堤、河滩、易燃易爆物品、有毒有害气体源、悬崖或土（岩）质松散的山坡等，如遇水库应建在上游处。

6.1.3 库房位于地震基本烈度 7 度以上（含 7 度）地区的，应按基本烈度 7 度以上设防，位于地震基本烈度 6 度以下地区的，应按 7 度设防。 

6.1.4 库房不得与办公、工业、商业、民用以及仓库等与档案管理无关的用房混杂。

6.1.5 库房区域严禁与使用明火、有毒有害气体、易燃易爆物品、放射性物体等场所混杂。 

6.1.6 库房内应具备防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等功能。 

6.2 基本设施与设备 

6.2.1 消防设施 

    按照GB 50140—2005和DA/T 45—2009等标准配置消防灭火设施，灭火介质不能对档案产生二次损害，不能污染环境。档案保管外包服务库房安装火灾报警设施并与119联网。 

6.2.2 安防设施 

 

库房的周边、所有出入口、档案交接室、档案调阅室、档案熏蒸室、档案存储区域和电梯等，均应设有实时可视监控系统。档案存储区域的出入口和电梯应安装门禁系统和红外线报警设备并与110联网， 人员出入库区必须通过安全检查。 

6.2.3 避雷设施 

库房和专用机房安装避雷装置。6.2.4 用电设施 

库房应有两路供电线路供电或配置备用电源。6.3 库房温湿度 

6.3.1 库房温湿度应符合档案行政管理部门的相关规定要求，一般库房温度控制在 14℃-24℃范围内， 湿度控制在 45%-60%范围内；每昼夜波动幅度温度在±2℃范围之内、相对湿度在±5％范围之内。6.3.2 库房应有温湿度记录设备，进行实时监控和记录，记录保留不少于 36 个月。 

6.3.3 库房应设有温湿度自动或人工调节设施，根据档案的重要性和载体等因素区别对待。

 

7 业务规程

 

7.1 总体要求 

应明确档案保管业务流程并严格执行，建立档案交接、运输、保管、出入库、利用服务和人员管理、信息安全等相应的制度和操作规程。 

7.2 签订协议 

    档案保管外包服务机构与委托方应按规定签订档案保管外包服务协议。期满续约的，应在期满前重新签订协议；不再续约的，到期应办理档案期满出库手续。 

7.3 档案运输 

7.3.1 应对档案上下架、装箱、上下车、运输等全过程进行安全管理。 

7.3.2 运送档案时应使用符合档案安全运输的车辆，并配备押送员，实行专人专车，运输时间和路线严格保密。 

7.4 档案出入库管理 

7.4.1 在档案交接时，应由专人负责做好清点、验收和装箱工作，履行入库登记手续，双方指定人员签章确认。 

7.4.2 委托方需进入库房的，档案保管外包服务机构应指定专人全程陪同，并有视频监控。 

7.4.3 寄存和代保管档案进入档案保管外包服务库房时，档案保管外包服务机构应进行安全检查和科学消毒，防止易燃易爆、有毒有害气体或生物进入库区。 

7.5 库房安全保管 

7.5.1 库房内整洁有序，不得堆放杂物。 

7.5.2 库房内应配置符合相关安全保管规定的装具,如五节柜、密集架、开放式固定架等。 

7.5.3 库房管理人员应每日定时进行库房巡查，发现安全隐患和问题及时处理，并做好记录。 

 

7.5.4 库房档案应定期进行检查和清点盘库，确保档案的完整与安全。 

7.6 消防和安全保卫 

7.6.1 应定期检测消防、安全监控设备和电路等运行情况。建立消防等安防预案，定期进行演练。 

7.6.2 应配备安保力量，建立 24 小时值班和昼夜定时巡检制度。 

7.6.3 设施设备检查、安全值班、监控巡视记录应长期保存，不少于协议保管期满后 10 年，以备查阅。 

7.7 信息化管理 

7.7.1 采用信息化管理手段，建立业务管理信息系统，实现档案保管外包服务信息化。 

7.7.2 根据委托方的要求提供档案信息化服务。 

7.8 档案利用服务

7.8.1 档案保管外包服务机构应为委托方提供档案利用服务，满足利用者的需求。非委托方调阅、查阅相关档案资料的必须征得委托方同意，并提供有委托方单位公章（或委托人签名）的书面证明。7.8.2 提供档案利用服务时，须核对利用者身份。利用者查阅、复制、下载或打印等应履行档案利用登记手续。 

7.8.3 应建立提供档案利用服务登记簿，对利用日期、单位、人员、内容和方式等进行逐项登记记录，利用者应签字确认。 

7.8.4 为委托方提供档案利用递送服务，须派员专程及时送达，在核对人员身份后，与委托方履行交接手续。 

7.8.5 档案提供利用服务人员有权监督利用者保护档案。如利用者违反有关规定，应及时纠正，督促其改正，并告知委托方。 

7.8.6 利用档案服务中形成的相关材料应专门集中保管，按年度归档备查。 

7.9 人员管理 

7.9.1 工作人员必须熟悉档案法律法规及档案工作规章制度与标准，并具备符合岗位需要的相应文化程度和业务技能。 

7.9.2 持有档案岗位培训证书的人员需占全员的 25%以上，持有中高级专业技术职称的人员需占全员的10％以上，其中必须有档案专业技术中高级职称的人员。 

7.9.3 工作人员应定期参加相关的业务培训和继续教育，不断提高专业技能和业务能力，满足实际工作需要。 

7.9.4 安保、水电、消防值班等工作人员必须持证上岗。 

7.10 档案信息安全 

7.10.1 建立档案信息安全保密制度，加强档案信息的安全管理。 

7.10.2 应维护委托方档案信息安全，不得擅自复制、摘抄或留存档案信息，不得利用档案谋利。 

7.10.3 发现档案丢失、缺失或被盗、信息泄露等情况，须立即报告委托方，及时处理，并追究有关人员的责任。 

 

8 责任事故与赔偿

 

8.1 因档案保管外包服务机构原因，造成档案缺失、损坏、损毁等事件或事故，应承担相应责任。委托方可以向被委托的档案保管外包服务机构提出赔偿要求，按照协议约定执行赔偿；法律、法规对赔偿额的计算方法和赔偿限额有规定的，从其规定。 

8.2 因自然灾害、战争等不可抗力而造成委托方档案缺失、损坏、损毁的，档案保管外包服务机构不承担赔偿责任。 

8.3 双方对事故责任和赔偿不能协商一致的，均可向当地司法部门提出调解、仲裁或法律诉讼的申请。 

 

9 能力评估

 

9.1 档案保管外包服务机构可通过档案保管外包服务行业组织开展能力评估。能力评估可参照《档案保管外包服务能力评估表》。 

9.2 档案保管外包服务机构向档案保管外包服务行业组织提出能力评估申请，并提交以下材料： 

a) 能力评估申请一份； 

b) 《档案保管人员基本情况登记表》一式三份； 

c) 《档案保管外包服务审批表》一式三份； 

d) 工商行政管理部门颁发的营业执照正本复印件一份；

e) 组织机构法人身份证复印件一份； 

f) 档案保管外包服务机构专业人员名册、身份证、资格证明复印件各一份； 

g) 档案保管库房相关资料和设施设备情况明细表； 

h) 相关财务报表和纳税情况各一份。 

9.3 档案保管外包服务行业组织在实际收到档案保管外包服务机构能力评估申请后进行初审和现场评分，提出评估意见。 

表B.1 档案保管外包服务交接文据

编号：

 

移出单 位名称						接收单 位名称
交  接  性  质			档  案  所  属  年  度			年 月 至 年 月
档 案 类 别				数量（卷/米）						档  案  参  考工 具 种 类	数 量
				永 久	长 期 （30 年）	短 期 （10 年）		长度
合计
移出说明
接收意见
移出单位（印章）    负责人：    经办人：    移 出 时 间 年 月 日							接收单位（印章）    负责人：     经办人：    接 收 日 期 年 月 日

 

 附  录  C（资料性附录）档案保管外包服务移交清册表 C.1 档案保管外包服务移交清册

 

箱体编号	案卷号	案卷目录（题名）	起止时间	页数	档案状况	交接文据编号	备注

 

                                                              附  录  D（资料性附录）档案保管外包服务期满出库登记表 

表 D.1  档案保管期满出库登记表 

 

序号	档案出库时间	档案类型	档案数量	取回原因	办理人签名	批准人签名	取回人签名	取回时间	备注

 

                                                                 附  录  E（资料性附录）档案保管外包服务递送登记簿

表 E.1 档案保管外包服务递送登记簿

 

序 号

递送档 案种类

数量

递送  单号

调档人

批准人

递送人    （签名）

送达地点

送达单位

送达时间

接收时间

接收人 （签名）

归还时间

归还人 （签字）

备注