建筑施工企业档案信息化管理

  经济的飞速发展带动着信息化技术普及的脚步，而档案管理也由最初的传统纸质档案管理技术朝现代信息化技术迈进。涉足建筑行业的人都知道，建筑施工企业的档案管理的分类和内容比较多和杂，在具体方案的实施过程中会产生各种各样需要保存的有价值的文件，而怎样保存、用什么媒介来保存不仅是建筑施工企业档案管理首先要解决的一件事情，也是国家档案信息化建设的根本目标。

       在档案信息化建设纳入国家规范后，建筑施工企业已经初步建立起了档案信息化管理系统。与传统管理方式区别开，采用信息化技术手段可以大大方便档案管理，但任何事情都有两面性，在给档案管理带来方便的同时，它也一定程度上给建筑施工企业档案管理带来了信息丢失的可能，以及对提高管理人员整体素质成本的投入。就当前建筑业来看，由于国家宏观调控的影响，部分企业施工项目建设受到了较大的冲击。但从更全面的层次来看，企业施工项目建设不会有明显的下降，并会在一定的条件下继续增多，而企业资产也将继续呈迅猛发展的趋势，施工行业在面临继续深化改革的同时，也面临着经济转型的挑战，现在机遇与挑战并存，作为建筑施工行业面对挑战的信息武器，档案管理的重要性不言而喻。

       档案管理信息化是档案管理部门面对经济、科技全球化的必然选择。档案信息化管理有两重重要的方向，一个是可见性作用，一个是可预见性的期望值。很多单位设置档案管理的根本目的就是为了避免档案的遗失，对于传统档案管理来说，由于其硬件设备的先天不足，决定了其在之后的保存上存在着巨大的问题，如破损、丢失。而信息化管理可以在做好备份的前提下，完美地克服这些问题。当然信息化的档案管理可见性的优势还远远不止于此，提高档案管理工作效率，使档案管理从封闭化走向开放，进而更多的向国际化靠拢，达到信息共享的目的。

       从档案的本质来讲，通过信息化流程处理过的档案信息将有更大的潜力发挥出其可预见性的“期望属性”。众所周知，现代化的经济决策可以直接影响到一个企业的生死存亡，在竞争压力如此巨大的时代，知识成为了强大的力量。英国唯物主义和现代实验学家的始祖弗兰西斯·培根说过“知识就是力量”。在当今世界中知识产权(Intellectual Property)具有强大的生命力，企业要实现正确合理的决策，就必须结合企业自身情况，从信息化的档案中，找到企业未来发展方向的痕迹并大胆决策之。

       当然信息化的作用还远远不止于此，多媒体信息化的档案管理，在这个知识产权集中式的平台上将大放异彩，将档案中的内容转化成文字、图像、音频、视讯等信息并结合多种新媒体的方式在各部门的信息平台中得以展现。现在的信息交流软件越来越多样化，从QQ、微博到微信平台的转变，企业个体的信息化档案管理方式随着云平台(如微信公众平台等)的开放变得流行起来，这不仅是一个流行文化的潮流显现，也是新时期节约型云办公的成熟特征。所以说档案管理的信息化不仅可以大大节约管理收藏成本，更能高效管理并开发利用，通过多平台共享机制的结合，形成一种迎合时代需求的档案管理体系，并将随着时间的推移不断完善成熟。

       对于施工企业来说，不得不对信息化档案管理进行辩证的分析，在大方向带来利好的同时，档案管理信息化规划与实施的矛盾、档案信息化管理目标实现的矛盾、以及新时期信息化档案管理水平与迫切需求的矛盾也会随之而来。从规划工作不到位的现实情况来看，整体与局部是有问题的，如整体工作受局部的牵连和局部突出而整体不行，并且在这个局部与整体中，针对性的预见就要下很大功夫了。加大基础设施的建设是前提、调整信息化建设步伐是需求、建立健全的信息化共享平台提高档案管理的归档效率是目标。从档案信息化管理的实践来看，信息化建设不只是管理人员单方面的工作，它需要与企业各部门建立起一条共同的联系网络，如果只是档案管理人员单方面的整理与分享的话，那它注定是有所欠缺和不完善的。因此建筑施工企业需要联合多部门并将积极寻求其他企业或者跨平台与合作，这将会使档案信息的知识效益发挥到最大化。

       新时期信息化档案管理水平与企业的迫切需求有着必然的矛盾，就当前企业管理人员来说，很多人员对信息管理有着概念及实践上的误读，他们往往对档案信息化管理的认识是不充分的，也很难意识到档案管理的重要性。概念上的思维定势更多的是受传统档案管理方式和习惯的影响，认为档案管理的基本工作就是对档案信息的录入、整理、归档，对于保管和日常维护却没有太多的思考。由于业务水平和常识的偏差，档案管理的信息化道路并不会一帆风顺，通过严格的选人用人，加强信息化概念的宣传和对档案管理人员的周期性培训，必然可以缓解或者最终破除信息化建设道路上的障碍。总的来说，在现今社会，档案信息化水平是衡量企业管理水平的重要指标，合理的信息化档案管理，必定可以促进企业经济效益的增长，并使其在经济全球化的道路上保持长期良性的发展。