在委托河南中宝档案进行数字档案馆系统及档案数字化建设之前，南京师范大学的档案人员工作非常不好做——由于档案库房设于办公大楼的顶层中，每次提档查阅都需要从一楼到顶楼，就算是动作麻利，每次查询一下也至少要20分钟。即使再急也没有办法。

     杨冬权同志曾经指出，“学校文件材料的收集和整理是一项基础性的工作，直接决定着档案工作的质量和水平。有位企业档案人员跟我讲：档案部门不怕归档文件量大，就怕文件收集不全；不怕领导查档有多急，就怕领导要查的文件没归档。往往是你辛苦归档了1000份文件，领导要查的就是那没有归进来的第1001份文件。”

     南京师范大学坐落在六朝古都南京，是国家“211工程”重点建设的江苏省属重点大学。它的主源可追溯到1902年创办的三江师范学堂，该学堂是中国高等师范教育的发祥地之一。后历经两江优级师范学堂、南京高等师范学校、东南大学、第四中山大学、江苏大学、中央大学、南京大学等时期；其另一源头为1888年创办的汇文书院，后发展为私立金陵大学，1951年与私立金陵女子文理学院（曾称私立金陵女子大学）合并，成立公立金陵大学。1952年全国高校院系调整，在原南京大学、金陵大学等有关院系的基础上组建南京师范学院，校址设在原金陵女子大学校址。1984年改办成南京师范大学。1996年进入国家“211工程”高校行列。2000年南京动力高等专科学校并入。目前，学校正着力建设“综合性强，办学特色鲜明，国内一流的教学研究型大学”，并为今后建成“有国际影响的高水平大学”奠定坚实基础。

 

    档案工作人员主要有三项主要工作：1、手工收集、整理、管理学校产生的各种档案与企业中较为重要的合同、资料与其它档案等。2、立卷进行业务指导，保证每年立卷的规范和完整性。3、保管学校教师、领导档案、归国靴子档案。

对实体档案和电子档案，怎样才能高效、规范、实施、全局的管理？怎样提升档案的利用率和查阅效率？成为摆在南京师范大学档案室工作人员前的现实课题。

档案数字化流程

一、档案整理

在正式扫描开始前，先按当天的扫描计划和工作进程，以一定的卷数为一个批次，安排专门人员进入档案库房领取档案。领卷人员检查案卷完整性，并确认无误后在领卷登记单上签字，移交给档案整理人员。档案整理人员的工作内容主要包括：第一，再次检查档案案卷及文件的完整性；第二，拆封案卷，使档案文件以散张形式存放；第三，检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号正确添加。这样做能尽可能有效地防止档案文件的丢失和错序，并且在最后校对装卷时铰为方便；第四，登记幅面大于A4和纸张质量很差的档案，由于这些档案无法用滚筒式扫描仪，而需用平板式扫描仪进行扫描。

       二、扫描准备

    在档案文件开始正式扫描前，还有几项准备工作需注意。首先，要将扫描仪准确连入计算机，并且注意在开机时先打开扫描仪电源后开计算机，以免造成计算机检测不到扫描仪，而需重新启动。向整理档案的工作人员领取整理好的散张档案，仍以案卷为单位，并做好登记工作。待扫描仪工作指示灯亮起后便可以正式开始扫描了。

       三、正式扫描

打开计算机内的纸质档案数字化制作软件，根据实际情况准确选择好各个参数。扫描参数一般包括亮度值、分辨率、颜色值、页面大小、扫描方式、存储格式等。如果没有十分的把握，可以先试扫描几页档案加以调整。确认合适后，准确填入文件存储路径和文件名，并仔细检查。然后将需要扫描的档案文件放入扫描仪入纸口或稿台上，启动扫描程序后即正式开始扫描。

1、扫描的几种方式

(l)二值扫描

又称黑白或单色扫描。以这种扫描方式扫描的图像仅以黑白二色显示，即非黑即白，没有彩色或中间色（灰色）呈现，一般多用于票据、文书等纯文字记录方式的档案文件，在纸质档案扫描中占有相当大的比例。同时，由于二值扫描仅以黑白二龟显示，所以生成的图像文件所占的存储空间较小，一般一张A4大小的档案，扫描分辨率选择100 dpi时，经二值扫描后生成的图像文件仅有15 K左右；选择分辨率150 dpi，也仅有18 K左右。这一点对于要存储海量数据的档案数据库来说是相当重要的，不仅可以减少占用的存储空间，而且也能提高计算机检索档案的速度。但是，这种二值扫描方式对于表现带有照片的档案效果较差，特别像有些证件档案如学籍档案、婚姻档案等，人物照片较小，仅1寸或2寸，如果用二值扫描则基本无法辨认，效果不理想。

(2)灰度扫描

灰度扫描所生成的图像除了黑白二色外，还有用以过渡的中间色即灰色。在扫描时灰度值一般选择256色。一张A4大小的档案文件，扫描分辨率选用100 dpi时，用灰度方式进

行扫描后，所生成的文件大小一般在800 K左右。虽然它占据的存储空间要远远大于二值方式扫描生成的图像，但灰度扫描能较为精确的表现档案尤其是照片档案的细节部分。因此在带有照片的档案扫描时应该采用灰度方式；另外，对于一些年代久远的档案，由于纸张已经发黄，与档案记载的文字内容对比不明显，在这种情况下，虽然没有照片，也建议采用灰度方式进行扫描，以保证档案扫描图像的质重。

(3)彩色扫描

顾名思义其生成的图像文件是彩色的，它能丰富地表现档案的全貌及细节部分。彩色扫描对色彩的选择一般有16位、 24位和256位。它的最大缺点是生成的图像文件所占存储空间太大。如果选用表现力较好的24位，分辨率为100 dpi，则一张A4大小的档案彩色扫描后生成图像文件大小一般要在2000 K左右。如此大的存储空间将给数字档案的存储及检索带来相当大的困难。所以在档案数字化扫描过程中除了一特殊需要外，一般不建议将纸质档案扫描图像文件对于档案中常有的红头文件，如果需要表现，可以采取“抠图”的办法，将红头部分抠出按彩色方式扫描，剩余部分按二值或灰度扫描，还原时再合为一体。这样可以有效地节省空间，并且效果很逼真。

(4)滚筒扫描和平板扫描

即纸张在扫描仪内随滚动轴滚动一圈，完成扫描过程。而平板扫描是把纸张固定在稿台上，由感光鼓从左往右移动来完成扫描。尽管这两种扫描方式形成的图像文件是一样的，但在扫描速度上却有明显的不同。一般滚筒扫描比平板扫描的速度快两倍。但是，滚筒扫描对纸张质量要求较高，如果扫描的档案文件是年代久远的，纸张已经变脆变软，或有几页纸张粘贴在一起的，都无法使用滚筒扫描方式，因为这样极容易损坏档案原件或发生扫描仪卡纸现象。所以在实际档案扫描的过程中，我们要视档案纸张的具体情况而定，切不可因草纯追求速度而造成档案原件无法复原的损坏。

2、扫描参数的选择

(1)亮度

亮度是调节扫描后生成图像明暗效果的特定指标。亮度值越高图像就越明快，其原理就和我们平常所用的电脑、电视机一样。亮度值调节的合适与否将直接关系到所形成的图像文件的质量好坏，因此在正式扫描之前应多做一些试验，找出最为合适的亮度值。在具体的扫描过程中，也应按照扫描档案的实际情况，及时调整亮度值。

(2)分辨率

分辨率是扫描过程中最为重要的一个参数。分辨率越高，图像越清晰，但同时所占的存储空间也就越大；分辨率越小，图像细部就越失真，所占存储空间也将会缩小。在图像清晰度和所占存储空间大小两者之间的选择，要视具体的情况而定。一般在纸质档案数字化扫描中，灰度扫描选取分辨率为100 dpi，黑白扫描选取分辨率为150 dpi较为合适。

(3)页面大小

按国家统一规定，通用的页面大小有A4．A3，A1．AO几种。纸质档案一般都按规定采用A4大小的纸张进行归档，在扫描时页面大小也选择A4。但有些档案由于年代久远或纸张特殊不是A4大小，则应视情况扫描成A3或其它。如一些工程图纸，一般扫描时页面大小选择AO。也有一些档案规定必须以A4大小的图像文件进行夺储，而实际情况是纸张大于一个A4页面，则应把档案扫描成多个A4文件，然后通过计算机后期图像拼接，保证扫描文件全部以A4大小进行存储。

(4)存储格式

上文中已分析过纸质档案数字化文件的存储格式，建议采用TIFF格式进行存储。因此，在扫描参数的设定中，办公自动化杂志式一项一般选择1FF格式。

四、图像处理

计算机得到扫描仪生成的图像文件后，并不代表数字化工作已经全部完成，为了确保图像文件的质量，还必须要对其进行适当的修改以纠正因扫描录入造成的偏差，使录入的档案

文件图像更为清晰规范。图像处理包括：图像旋转，由于扫描工作人员操作失误，造成图像颠倒，不符合阅读方向，则应对图像进行90。或270。旋转。图像纠偏，由于扫描时送纸没有完全垂直，产生的图像文件有或大或小的倾斜，这时应进行图像纠偏。图像清理修补，如果图像文件有黑框或空白区域过大影响美观，则要进行适当的裁减；如果图像文件上有污点或黑斑，则要运用去污程序将明显的污点去掉，使得画面更为整洁漂亮。待调整无误后，这份纸质档案文件的扫描工作才算正式完成。

五、后期工作

对扫描而得的数据即图像文件，应再次进行校对，检查总量和文件名，并对每卷档案的圈像文件质量进行抽样检查。完全合格后刻入光盘妥善保管。对已完成扫描的纸质档案，按原有的顺序整理装卷，检查无误后及时入库。

   南京师范大学档案数字化之后，我公司有陆续为河南大学、东南大学、郑州大学、黄淮学院等院校实行档案数字化，得到了业界的一致好评。