随着数据战略贯通于全球数字转型的进程，各领域融入数据化趋势实现创新变革成为重要议题。于文件档案管理而言，如何理解数据情境、对象、主体、活动、技术，实现本领域的升级优化同样为实践与理论热点。一方面，数据理念、方法以及技术如何结合于文件档案管理数字转型进程。另一方面，文件档案管理同数据治理、数据管理如何实现协同，其机遇和挑战要怎样与应对同样关键。例如，数据如何实现真实可行的长期保管、档案机构如何同日益显著的数据管理机构协同等。因之，事儿将选定澳大利亚的档案数据化转型实践作为典型实例，梳理其关键行动内容与行动要点，呈现文件档案管理数据化转型的实践图景。选择澳大利亚的原因在于，澳大利亚国家档案馆对接澳大利亚整体政府的数字转型战略，自2010年开始布局和落实相关行动，从自身的档案保管到面向整个联邦政府的电子文件数据化管理，逐步布局从战略到标准规范、从有效指导到全面评估的一系列措施。

澳大利亚文件档案管理数据化转型行动图景

澳大利亚文件档案管理的数据化转型行动自2010年起有了显著布局，依托数字转型、数字连续性、数据治理与管理逐步推进。基于其政策文本与实践信息，可体现为如下方面：

1、数字连续性提挈的全景式数据战略布局

自2010年澳大利亚总理与内阁部门发布了《澳大利亚政府的开放政府声明》，数字转型作为重要内容得到规划。澳大利亚国家档案馆对照政府建设目标，2011年同总理与内阁部门联合发布了《数字转型政策》，自此系统推进数字转型进程，数据亦逐步显示其中，对象从政府部门至档案馆自身均覆盖。

（1）数字转型政策明确发展方向，为数据化转型奠定基础

澳大利亚政府《数字转型政策》于2011年7月获得批准，适用于所有联邦机构，旨在推动澳大利亚政府机构从纸质文件管理转向数字信息和文件管理相应，确立基本标准和要求，也为政府数据的共享和利用提供了制度支持。

该政策对机构、国家档案馆和政府信息管理办公室三个主体提出要求。其一，要求所有机构在数字转型中获得高级管理层支持以推动变革、使用Check-up工具进行年度信息管理能力评估、通过定期鉴定减少过期未处理的纸质文件、优先选择符合电子文件国际标准的业务系统以及提供资源和培训支持。其二，要求国家档案馆与其他机构协商制定数字连续性计划，提供管理数字信息的实用指南。其三，要求政府信息管理办公室收集各机构当前文件管理系统的详细信息，包括系统的升级或更换计划，作为政府解决方案登记册（GSR）年度更新的一部分。

（2）数字连续性政策深化转型要求，数据化转型导向逐步显现

2015年10月，NAA发布并牵头实施《数字连续性2020政策》，旨在将信息治理原则和实践整合到机构的业务流程中，提倡在整个澳大利亚政府内部采取一致的信息治理方法。该政策不仅构建了政府机构参与信息治理的协同性框架，还推动了机构业务流程的数字化升级。

政策中提出澳大利亚政府如何管理和利用数字信息的三个原则。其一，强调信息的价值，认为信息是政府的关键战略资产和经济资源，对信息进行有效管理和利用能够提高数字服务效率、增加信息共享、提升业务决策的准确性。其二，提出数字化工作流程，从模拟格式的信息迁移到数字格式，以数字化方式完成机构全部业务流程，并以可访问的数字形式创建和管理信息。其三，关注信息、系统和流程的互操作性，将政府机构的跨部门和全流程纳入信息治理要求和规范，根据互操作性的格式和元数据标准管理信息，确保信息的可查找、可共享和可重复使用。

（3）发布面向整体政府的数据战略，数据化转型规划日趋系统

2021年1月，NAA发布《构建公共文件中的信任：为政府和社群管理信息与数据》，确定了澳大利亚政府机构建立信息管理能力和解决绩效较低领域的关键要求和行动，为澳大利亚整体政府的建设在数据化转型中管理作为信息资产的数据提供框架指南，提高公众对创建、收集和使用政府信息的信任，数据化转型得到全面布局。

该政策提出管理数据、文件和信息等信息资产的三方面要求。一是明确信息资产管理的目标，对数据等信息资产进行系统管理、完整创建、准确描述、安全存储以实现政府和社区的可信使用。二是强调信息资产管理的重要性，确保内容的可访问性、真实性和稳定性并降低业务风险，最大限度发挥机构信息资产的价值。三是提高信息资产管理的绩效，针对数据治理、系统互操作性、文件鉴定等绩效较低的领域，提出弥补政府机构数据能力差距并提高其信息管理绩效的关键要求。

（4）强化国家档案馆数据化转型的引领地位，部署专属数据战略

NAA不仅是推进政府数据化转型的专业机构，它自身的数据化转型也是确保其引领地位的支撑性行动，因而自2020年起已发布两轮数据战略。《2023-2025数据战略》提出四大战略原则：第一，数据价值最大化，开发和提升数据分析能力，确保数据收集和管理符合政府整体数据政策，并通过安全传输使数据公开可用；第二，数据受到信任和保护，基于数据治理成熟度模型进行风险评估，保证数据网络安全；第三，保障数据利用，通过提高数据处理效率实现数字档案目标，为外部利益相关者提供对数字材料的访问；第四，构建数据能力，明确档案馆工作人员的数据角色和职责，加强数字存档和网络安全意识的培训。

2、数据治理引领的多维行动内容体系

（1）建构互操作能力的成熟度模型，确定数据治理与管理体系的设计依据

数据互操作性成熟度模型是由NAA开发的用于评估和比较不同组织数据交换能力的工具，通过对机构的数据互操作性水平进行评估划定成熟度级别，帮助其实现信息和数据治理方面的数据化转型。在该模型中，互操作性指不同系统、应用程序、机构组织能够在不同的环境中理解和使用数据，并以相互协作的方式进行数据传输，从而提高数据交换、共享和处理的效率和质量。互操作性的实现需要满足一系列标准和规范，因此该模型围绕业务、安全、法律、语义和技术五个关键主题，构建了每个主题下的成熟度级别和最佳实践要求。业务主题强调业务流程与数据交换之间的关系，确保数据和信息交换的过程、责任和期望在所有利益相关者之间保持一致；安全主题通过管理数据和信息交换的风险使数据受到保护；法律主题规定在交换或使用信息和数据时满足法律、隐私和道德要求；语义主题关注数据的语义一致性和相互理解性，确保用户和系统按预期理解交换信息和数据的含义；技术主题则关注数据格式、标准、程序接口等工具和技术问题，使平台、系统和应用程序之间能够实现信息和数据的交换处理。

（2）设定数据治理的核心活动，明晰机构数据实践的主要内容

为了让各政府部门实现政府数据治理级别的能力建构，NAA由数据活动入手，面向整体政府以及各部门提供了政府数据治理与管理体系建设须落实的六大核心要素。一是面向互操作能力构建的元数据设置，涉及元数据的标准化、中央元数据存储库建设、元数据的有效交换的保障等；二是数据的索引与发现，包括数据集的调查、登记、问题分析、优化等；三是数据分类，涵盖面向现有数据技术制定分类方案、支持互操作性语义主题的建构、创建大型本体等；四是数据及其格式的开放，确定数据开放及其安全保障要求，使用开放数据成熟度的通用模型、做好开放的监控工作；五是数据质量的管控，包括明确质量要求、确定评估工具、做好评估工作等；六是数据合规性与安全性的保障，重点在于从数据交换、隐私保护等方面确定数据合规性和安全性要求，并将要求落于各项指南、手册、数据许可和使用条款中。

3、对标文件档案管理要求的工具保障

NAA的全方面全流程推进文件档案管理数据化转型体现于各项行动中，关键是还为各政府机构提供了落实行动的工具保障，包括细化的管理指南、机构内部政策的案例模板与解读、学习资源等工具体系。工具保障的构建明确提出要围绕三大目标展开：

第一个目标是通过适当的治理和报告战略性地管理信息资产。NAA配置了数字存档电子学习模块，以解决员工在信息管理方面的能力差距问题；要求使用调查工具，以衡量政府机构在信息和数据管理方面的成熟度和绩效；提供信息管理战略、设计信息资产登记册、建立DATA方案，并提供信息治理框架模板、信息管理策略模板、信息资产登记模板、能力差距分析模板以及内部进度监控模板，帮助机构调整其信息管理实践并满足信息治理框架的要求。

第二个目标是实施与目标相符的信息管理流程、实践和系统，NAA配置了元数据电子学习模块、数字保存电子学习模块和数字格式电子学习模块；要求机构制定或更新信息管理政策，并配置了数字授权框架、业务系统评估框架、开发元数据框架、AGLS元数据标准、政府文件保存元数据标准(AGRkMS)、数字原生文件格式标准、数字化保存标准、机构纸质文件数字化规范以及元数据生成器、元数据验证器，确保业务系统满足信息管理的功能和最低元数据要求；建议机构建立互操作性，提供了解互操作性的学习资源、数据互操作性成熟度模型及其评估工具、档案控制模型、开发业务词汇表和政府互动职能叙词表以解决互操作性成熟度的差距；还提供了文件管理风险评估模板、数据管理计划模板，以实施策略管理所有信息资产，并以可持续的数字格式创建数字信息资产。

第三个目标为减少信息管理效率低下和风险的领域，NAA配置有关文件识别、评估、为转移准备文件、转移步骤以及从电子文档和文件管理系统(EDRMS)移动文件的政策，为机构将信息资产移交给档案馆保管提出要求；为数据迁移配置了多种工具，如用于字符识别和数字化的光学字符识别(OCR)软件、用于数据转换的ETL软件、用于空间数据迁移的OGR2OGR软件、用于迁移数据结构自动映射的机器学习(ML)软件；配置业务系统评估框架和数字授权框架，评估业务系统中的信息管理功能，并为政府机构提供适当的数字审批方法以确定业务流程；提供网络文件夹结构的示例、量刑说明，并配置行政惯例标准以及针对信息资产的评估和衡量标准，以定期、及时销毁不再需要的暂时有价值的信息资产。

对于我国档案领域而言，政策法规层面，数据已在新修的《档案法》中明确为可纳入档案管理范畴的形态，由国家至各地的“十四五”的相关规划同样显现数据化转型的布局，档案工作融入国家至各地数据战略、参与政府数据开放、加强政务数据归档、提升档案数据资源建设等显示其中。具体实践中，档案信息化建设的战略引导，增量电子化、存量数字化的行动布局、电子文件单轨制管理的推进、日渐普及的数字档案馆与数字档案室建设、历史档案资源的数据化开发、各类系统现行数据的档案化探索等，均组成了我国文件档案管理数据化转型的整体行动。同时，文件档案管理如何在我国实现数据化转型同样有诸多有待探索的空间，如数字中国和数据治理的相关国家战略未充分体现档案参与、档案自身也缺少有关数据的专属战略、同数据管理机构的协同机制未充分构建、数据如何在全生命周期的多元利益相关者框架内实现档案化治理与管理、档案机构应有怎样配套保障与监督指导行动等尚需更多的理论与实践探索。结合澳大利亚具备全球前沿性的实践经验与我国实际，数据内涵融入档案认知、强化治理方法的应用、强化档案机构主体的引导作用、面向整体数据情境配置能力建构的保障等策略有待深入探讨。

转载于《档案那些事儿》