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备灾减灾:档案工作不变的底线——纪念“1973年美国国家人事档案中心火灾”45周年

2018/9/6 10:41:06      点击:

导读:

今年是美国国家人事档案中心火灾第45周年,在此之前,档案备灾减灾工作问题很少受到关注,其重要性也没有得到应有的认识。在这场前所未有的灾难之后,美国国家档案馆开始系统化地反思备灾减灾方法,并制定了详细的备灾减灾指南供行业参考。备灾减灾是档案工作永远不变的底线,对此国际档案理事会也作出了许多努力,旨在促进档案人对备灾减灾的关注,并不断从事件之中积累经验。近年自然灾害频发,对人类生存环境和建筑物带来严重损害,国际档案理事会联合加勒比地区分会于今年7月召开“灾难恢复与遗产保护”工作研讨会,为政府部门和文化遗产机构搭建起沟通的桥梁,共同正视文化遗产保护的规划和实践问题。


一场至今原因不明的火灾


近期,为纪念这场灾难性的火灾过去45周年,美国国家档案馆举行了一场纪念活动,这场至今原因不明的火灾致使当时密苏里州圣路易斯市的国家人事档案中心(NPRC)内大约1600到1800万份官方军事人员档案(OMPF)被毁,这些档案记录了在1912至1964年间退伍军人的服役历史。


1973年7月12日午夜刚过不久,密苏里州圣路易斯市的国家人事档案中心出现火灾警报。大火在失控的情况下持续燃烧了22个小时,滚滚浓烟迫使消防员在凌晨3:15撤离。因水压不足,一台抽水机在连续工作40小时之后发生机械故障。工作人员在7月14日再次进入大楼内,与此同时,火势又继续蔓延了两天。7月16日清晨大火被宣布完全扑灭,但是直到月底工作人员都在持续使用花洒防止火势复燃。

最终,联邦军事档案的损失包括:


  • 自1912年11月1日到1960年1月1日期间的美国陆军退伍军人档案中有80%遭损坏;

  • 自1947年9月25日到1964年1月1日期间的美国空军退伍军人档案中有75%遭损坏;

  • 1950年代末期首次服役并于1964年之前退役的部分美国预备役部队军人档案遭损坏。


在火灾中遭到损坏的档案无一留有复制件,也完全没有被缩微复制。在火灾之前,这批档案完全没有建立索引,并且有上百万份档案在火灾发生时外借给退伍军人管理局。因此很难估计档案损失的准确数量。


火灾原因至今没有被完全确定。1975年的一次调查显示,香烟的灰烬出现在多个垃圾桶中,可能是造成火灾的原因之一。并且至少有一份当地报纸报道是由于员工在档案保管区域吸烟导致火灾发生(但一份报告认为这极有可能是一种错误推测)。调查人员几乎在一开始就排除了纵火的可能,因为在与火灾警报响起前20分钟进入大厦的一些人员谈话中发现并无异常情况。1974年,总务署的调查人员公开表示,电线短路是最有可能造成这次火灾的原因,但由于发生火灾的大厦六楼几乎完全毁坏,因此也无法对电路系统进行更加详细的调查。

火灾导致档案受损严重(图片来源:美国国家档案馆)


灾难恢复难度极高

就我们国家文化遗产所遭受的损失而言,1973年的国家人事档案中心的大火是一场空前的灾难。


在大火之后,恢复和重建工作以前所未有的水平开展。得益于灾后恢复工作取得的成效,以及充分利用替代资源来重建档案,今天的国家人事档案中心能够继续承担为我国军队和公务员服务的主要任务。


——美国国家档案馆馆长大卫·S·费列罗(David S. Ferriero)

在火灾发生后的几天里,恢复团队需要考虑如何挽救火灾损坏的档案以及如何干燥数百万遭水浸泡过的档案。最初,国家人事档案中心的工作人员将这些水浸损坏的档案放置在塑料牛奶箱中,运送到位于市民档案中心的临时安置点,并在那里利用闲置的柜架匆忙组装了干燥架。当人们发现位于圣路易斯的麦克唐纳道格拉斯飞机公司有真空干燥设备时,国家人事档案中心才将这批受水浸的档案转移到那里进行,在一个大得足以容纳大约2000个塑料牛奶箱的房间里进行真空干燥处理。

火灾后档案的临时处置点

(图片来源:美国国家档案馆)


从火灾中学习灾备与恢复经验


尽管这次火灾让档案馆损失惨重,但也为档案馆积累了丰富的灾备与恢复经验。


首先是经验总结。关于火灾及灾后恢复的文章已有很多。《国家人事档案中心火灾:灾难的研究》白皮书提供了详尽的报告。该成果最初刊登于1974年10月的《美国档案工作者》期刊(The American Archivist)第37卷第4号中。此外,《序言》(Prologue)杂志也曾刊载过《在记忆中燃烧:1973年圣路易斯火灾的回顾、展望》一文。


其次是征集档案用于重建。火灾之后的数年间,国家人事档案中心收集了很多系列档案(作为辅助档案)用于重建基础服务信息。


还有就是制作并宣传灾备与恢复工作的指南。查尔斯 J·布雷特(Charles J. Brett)撰写了《重要档案及档案减灾与灾后恢复指南》,旨在协助机构高级官员、项目经理、机构档案主管、信息资源管理人员及相关工作人员创建和保存关于机构职能和活动的准确和完整档案,并确保对不再需要的文件材料进行授权地、及时和恰当地处理。


这份指南的大致内容包括:

1. 序

2. 引言

3. 背景

4. 应急计划和风险评估

  • 风险等级

5. 重要档案计划

  • 计划目标

  • 职责

  • 重要档案规划

  • 培训

  • 审查和测试

6. 档案灾害、减灾和灾后恢复计划

7. 计划目标

8. 灾害规划步骤

9. 风险等级

10. 职责

11. 档案恢复计划

12. 灾后恢复计划的要素

13. 培训

14. 审查和测试

15. 附录一 进一步指导和援助

16. 附录二 法规:第36号美国联邦法规第1236部分

17. 附录三 重要档案指令模板

18. 附录四 包含恢复方案的档案灾害计划模板

19. 附录五 自我评估指南



专业人员正在修复火灾损坏的档案

(图片来源:美国国家档案馆)


ICA关于档案灾难恢复所做的工作


ICA也始终将档案灾难恢复作为一项重要的工作,在行业内开展广泛的宣传与合作,旨在促进全球档案机构对于人类记忆的保护。


早在2014年,ICA就成立了“应急管理与灾难预案”专家工作组(Expert Group on Emergency Management and Disaster Preparedness, EG-EMDP),其目标有两个:第一是就应急管理和灾难预案领域,协调相关的计划并进行经验交流;第二是促进遇灾时的专业动员和档案行业的团结性。具体的应急管理和灾难预案又可以分为四个领域:


  • 风险缓解(Mitigation):指在灾难发生前或是在灾难一发生之后,积极采取措施最大程度地减轻或消除灾难对于生命安全、历史文化财产安全的长期威胁。

  • 预案(Preparedness):指针对潜在的灾难提前采取预防措施,包括硬件准备和应急训练。

  • 应对(Response):包括一系列要素,如预警/疏散、搜救、立即提供协助、评估破坏程度、后续协助和基础设施的快速恢复。

  • 恢复(Recovery):包括一系列步骤,如将馆藏从危险处转移、安置,以及在较长一段时间内进行馆藏的复原工作。


而在今年7月30日至8月3日,ICA也联同CARBICA(国际档案理事会加勒比地区分会)在圣马丁岛举办“灾难恢复与遗产保护”工作研讨会。这是国际与地区政策制定者、应急管理者、文化遗产管理者第一次在2017年飓风季过后聚集在一起探讨并交流灾难应对与恢复的相关经验,本次会议的目的是为政府部门和文化遗产机构搭建起一座桥梁,共同正视文化遗产保护的规划和实践问题。


来源:

https://www.archives.gov/news/articles/archives-recalls-fire

https://en.wikipedia.org/wiki/National_Personnel_Records_Center_fire#See_also

https://www.archives.gov/records-mgmt/vital-records

https://www.ica.org/en/expert-group-on-emergency-management-and-disaster-preparedness-emdp

https://www.ica.org/en/carbica-working-conference-on-disaster-recovery-heritage-preservation