机构改革马上要开始了,“档案的移交”了解一下
中宝,有个问题请教一下 : 两个事业单位A和B,之前是合署办公,一套人马两块牌子,工作中,根据需要,文件有时是以A的名义形成,有时是以B的名义形成,现A和B分立,分立后,B和C、D三个事业单位重组成新的事业单位E,请问B在重组前以B的名义形成的档案文件材料是否要移交给重组后的E单位?如应该移交,请问依据是什么?
纳尼,这么复杂的?这是什么情况?以啦啦之歌的档案道行来说,是有点难度啊,作为一个档案工作者,遇到问题,不解决问题,不是我们的风格。
SO,再来细读一下问题,问的是机构改革这个大背景下,档案的移交问题,以及关于档案移交的有关规定。先跟着我了解一下什么是档案移交。
01档案的移交
档案移交动作的发生,有两个情况:
一是各级机关、企事业单位的文件形成部门应将本部门形成的档案移交给本单位档案室保管;
二是各级机关、企事业单位应将整理好的档案移交给当地综合档案馆保管。
一个就是本单位正常的档案移交过程,本单位的各个部门需要将应当立卷归档的材料,按照有关规定,定期向本单位档案机构,也就是本单位档案室,或者档案工作人员移交,进行集中管理。
其实就是说,每个单位的各个科室,比如说业务科、政策法规科、人事科等等每个内部机构产生的档案文件按照规定向本单位的档案室进行移交。
按要求是说每年三月份进行,一般是一年一次,情况特殊的话,也可以特殊对待。
另外一个是各个企事业单位的档案向本级档案馆移交。
《档案馆工作通则》第7条规定:档案馆接收档案的期限:省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案;省辖市(州、盟)和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。
这也就说县区级立档单位档案室应该至少存放有10年的保管期限为永久、30年的本单位档案。
了解到这,还是觉得有些迷茫。要是在机构改革过程中,出现了跟开头那么复杂的机构撤销或者合并,该怎么办呢?
别着急,我们还有全文《机关档案工作条例》!
02特殊情况下,档案的移交
虽然说是1983年4月28日 中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》,有点历史,但是它作为机关档案管理的一项基本条例,明确规定了,机关撤销或合并时档案的移交办法。
第二十六条 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理,妥善保管,不得分散,并按下列办法进行处理:
(一)撤销机关的档案,应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管;
(二)机关撤销,业务分别划归几个机关的,其档案材料不得分散,可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交;
(三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关,其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交;
(四)一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收,其档案材料不得带入接收机关,如果接收机关需要利用,可以借阅或者复制;
(五)机关撤销或者合并时,没有处理完毕的文件材料,可以移交给新的机关继续处理,并作为新的机关的档案加以保存;
(六)一个机关改变了领导关系,在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗,实行集中统一管理。
第二十七条 各种临时工作机构撤销时,其档案应向有关的主管机关或档案馆移交。
说到这,不得不提下一下,国家档案局发布《机关档案管理规定》,2019年1月1日起施行,这是2018年10月11日国家档案局颁布的第13号令,其中也有明确规定机关撤销或合并时,档案移交的办法。
第五十四条 机关撤销或合并的,档案移交按照下列办法进行。
(一)撤销机关的档案,应当由有关主管机关代管或按照规定向同级国家综合档案馆移交;
(二)撤销机关的业务分别划归几个机关的,其档案不得分散,可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交;
(三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关,其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交;
(四)机关所属机构撤销的,其档案由主管机关代管,属于国家综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆移交。
规定的内容是不是有点相似?所以说,咱们有关档案的规定还是具有历史的延续性,是咱档案工作的调调。
总的来说,,每个机构改革的具体情况可以找到相应对照的规定,给已保存的档案有个合理的流向。
还得再啰嗦一句,国家档案局第13号令是从2019年1月1日起施行的,现在各个单位还是要依《机关档案工作条例》的规定进行。
哈哈,发现我是档案知识收集小能手啊,近日在中国档案报微信公众号发现了一篇《认真履行档案行政管理职能 扎实做好地方机构改革中档案工作》文章。
文章说,近日,中共中央办公厅、国务院办公厅转发了《国家档案局关于在地方机构改革中加强档案工作的意见》。
这个《意见》的全文,目前还没有看到,但是透过上述文章内容,可以解答,当出现机构改革变动时,档案馆该如何怎么处理档案全宗。
《意见》明确,不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位,自变动之日起档案全宗终止,档案整体移交新组建机构代管,实行封口管理,不得分散,达到规定年限后移交同级综合档案馆。
新组建机构自成立之日起形成的档案,由各部门各单位新设档案全宗进行管理。
保留机构或单位名称的、优化职责或部分职责发生变化的,沿用原档案全宗。
部分职责划入其他机构的,划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗,不得分散。
更名、调整领导管理体制的部门和单位继续沿用原档案全宗。
存在其他情况的,档案的管理与处置按《机关档案工作条例》第二十六条规定执行。
03档案移交的要求
讲完了各种规章制度,该说说具体实施档案的移交需要注意的事项了。
档案的移交不是说,你抱来一堆档案资料,就可以认定为移交。
移交也是需要满足一定得要求,办理一定的交接手续才行的。
查找了一些资料,发现档案移交的要求有5项,又得细细听我说了:
1、档案齐全完整
各部门移交到档案室的文件或档案应保证齐全完成。档案室在接收时,应按照本单位制定的《文件材料归档与不归档范围》的有关规定,注意检查归档文件或档案的质量。对于不符合归档要求的 ,应责成有关部门和人员整改。
2、档案经过系统整理
移交到档案馆的档案必须经过整理、鉴定,档案馆不接收未经整理的档案进馆。撤销机关应责成专人清理档案,整理后移交。对于不符合进馆要求的档案应拒绝接收,并责成有关单位整改。
3、有档案目录
移交档案时必须有一式两份的纸质档案目录,已使用档案管理软件的单位还应将计算机数据一并移交,并保证能正常检索。
4、其他检索工作和参考资料齐全
移交档案时应将档案室编制的其他检索工具以及有助于了解有关该全宗历史的各种参考资料一起移交。
5、交接手续完备
移交与接收之间一定要有交接手续,按规定编制移交清册,交接双方签字。档案室应将移交手续归入全宗卷保存,档案馆也应放入专卷保存。机关档案人员在人员工作调动时,应当将室藏档案以案卷目录为单位登记在“档案移交(接收)登记薄”上,交接双方根据登记薄清点、检查室藏档案,并在登记薄上签字。
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说回到最初的问题,答案就是需要进行移交,依据就是《机关档案工作条例》第二十六条规定。好吧,总是不自觉就写了这么多字,其实也就讲了三部分内容,什么是档案的移交,档案移交的规定以及档案移交的要求,对即将可能参与这项工作的小伙伴们一点点参考。
细心的宝宝,可能发现了在档案移交要求的部分,档案齐全完整和应经过系统整理,好像要求比较严格,其实,现在麻烦都是为了以后不麻烦,工作做到前面了,对于后面的档案利用啊什么的就方便了!“历史留痕于档案之上,岁月凝固于档案之中”,就和“前人栽树后人乘凉”一个道理,都是对现在,对历史的负责!
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