一、档案整理

1.档案分类

采购档案按采购批次进行分类。

2.组卷（件）

收集齐全的文件，按照《国家电网公司关于印发文书档案整理规范等九项档案业务规范的通知》（国家电网办〔2018〕153号）的各类档案整理规范的组卷（件）原则、方法及要求进行合理组卷。

3.排列

以“件”为保管单位的档案，按照“件内文件排列顺序”要求进行排列；以“卷”为保管单位的档案，宜按系统性、 成套性特点，按照“案卷和卷内文件的排列顺序”要求进行排列，具体要求详见《国家电网公司关于印发文书档案整理规范等九项档案业务规范的通知》（国家电网办〔2018〕153号）。

4.编号

编号分为档号编制和页号编制。

（1）档号编制

1）文书档案以“件”为单元标识档号，档号的结构为：全宗号-年度-机构-保管期限-件号。

2）录音录像档案以“自然盘（盒）”为单元标识档号，档号的结构为：全宗号-形式代码+年度-机构-盒（盘）号。

3）照片档案以“张”为单元标识档号，档号的结构为：全宗号-档案门类代码+年度-组号-张号。

4）会计档案以“卷”为单元标识档号，档号的结构为：全宗号-目录号-分类号-案卷号。

5）工程档案（自身基建项目档案）以“卷”为单元标识档号，档号的结构为：全宗号-目录代号-分类号-案卷号，标段号为选填项。

6）实物档案以“件”为单元标识档号，档号的结构为：全宗号-档案门类代码+年度-标识代码-件号。

7）采购档案以“卷”为单元标识档案，档号的结构为全宗号-年度-采购方式代码-批次+综合/标包-案卷号。

（2）页号编制

1）按装订形式分别编写页号。

2）整卷装订的，以卷为单位连续编写页号，各卷之间不连续编号；按件装订的，以件为单位编写页号，各件之间不连续编号。编写页号以有效内容的页面为一页。

3）装订成套图样或印刷成册文件，已有页号的，或拟编制页号与文件原有页号相同的，不必重新编写页号；已有页号且编号连续无误的单件装订文件可不再重新编写页号；竣工图可不编写页号。

4）案卷封面、卷内目录、归档文件目录、备考表不编写页号。

5.盖写归档章（档号章）

归档章的加盖填写严格按《国家电网公司关于印发文书档案整理规范等九项档案业务规范的通知》（国家电网办〔2018〕153号）的相关填写要求准确盖印和填写。

6.编目

按照《档案著录规则》（DT/T18-1994）和《国家电网公司关于印发文书档案整理规范等九项档案业务规范的通知》（国家电网办〔2018〕153号）的编目要求将归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、盒脊、备考表等相关内容结合电力系统的相关规定进行逐条著录，建立目录数据库。

7.报表打印

由甲方提供设备及耗材，乙方人员进行打印，包括案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、备考表、盒脊等规定所需打印的内容。

8.修整

（1）拆卷（件）

1）在不损坏档案的情况下，拆除档案文件上的金属物、装订线等，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复；

2）核对卷内目录与实物是否唯一对应，如有不对应及时进行修改；

3）个别字迹模糊或易褪变的文件，如传真件等，附上复印件；

4）核对页码是否正确，对编写不正确的页码进行修改。

（2）复印

由甲方提供相关设施，对于蓝笔、铅笔、传真件等非耐久性字迹进行复印保存。

（3）裱糊

1）对于文件有严重破损的应当进行裱糊，使用符合档案保管要求的乳胶进行裱糊。

2）对于相对一卷而言，较小的纸张应当进行加边裱糊，如设备合格证、说明书等。

9.装订

（1）原装订方式符合要求的，应维持不变。

（2）卷内文件以件为单位装订时，如果文件较薄，可使用不锈钢订书钉。整卷装订或以件为单位装订的文件较厚时，宜使用“三孔一线”的方式在左侧部位装订，棉线装订结应打在背面，留不多于10mm的线头。

（3）超出卷盒幅面的文件应叠装成A4幅面，折叠方法见《技术制图复制图的折叠方法》GB/T10609.3-2009。小于A4幅面的文件应粘贴在A4纸上再进行装订，粘贴材料应符合档案保护要求。

（4）数字化扫描后的案卷，要按原样进行恢复装订，多采用缝纫机装订或者三孔一线装订，并保证重新装订后的案卷没有明显的被拆痕迹。

10.装盒

（1）同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的档案按档号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目，按照正确的摆放顺序自上而下放入盒中。

（2）同一工程项目的档案按档号的顺序进行装盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目，按照正确的摆放顺序自上而下放入盒中。

11.入库排架

档案入库按照密集架的排序，采用自上而下，自左至右等顺序进行规律性排架。并将库位号标识清楚，并预留一定的位置，避免频繁导架。

二、档案扫描方案

1.纸质档案扫描规范

扫描文件分辨率：黑白二值、灰度扫描的分辨率为300DPI，彩色模式扫描分辨率为300DPI，色彩数位不低于24位，存储时双层PDF格式。

扫描文件色彩模式：字迹清楚、无插图的档案，采用黑白二值扫描；字迹不清楚或有插图的档案，采用灰度扫描；页面中有印章、红头或彩色插图的档案，采用彩色模式扫描；

存储备份时候，除了双层PDF格式外，需要再提供JPG格式的电子档案图像。

电子档案应与其原件保持一致性，无漏扫、重扫情况，电子档案的顺序与整理后的档案实体顺序一致。

对文书档案的电子图像进行OCR识别，生成用于全文检索的可编辑的电子文本，以xml格式存储。

2.照片档案扫描规范

本项目所涉及的所有照片档案使用照片专用扫描仪扫描，一般采用300dpi分辨率、24位彩色模式扫描，如因照片模糊或有特殊需要的照片可以采用600dpi或更高分辨率进行扫描。电子图像以JPEG格式压缩存储为单页JPEG文件。

底片扫描使用专业底片扫描仪，一般采用2400dpi分辨率、24位彩色扫描模式，如因底片模糊或有特殊需要，将分辨率提高为3200dpi或4000dpi。电子图像以JPEG格式压缩存储为单页JPEG文件。

3.图像处理

图像处理环节中，工作人员可以对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。

在用户档案数字化加工项目中，在档案系统中，图像处理人员根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用系统中集成的专业图像处理技术将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程记录单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程记录单》上填写图像处理相关信息（如图像处理人、图像处理时间）。对于图像处理环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有图像处理人员的签字信息（姓名和日期）。

扫描图像文件经处理后，倾斜度不超过±0.4°，版芯居中、无黑边；漏扫、重扫率为0%。

4.档案著录标引

在本环节中，工作人员将以国家档案局的准确性，避免出现错字、漏字，著录后生成案卷目录和卷内目录的数据库文件，其格式应满足客户档案管理系统的要求，相关字段不能遗漏。

文字录入人员依据《纸质档案数字化技术规范》DA/T31--2017中著录项要求，在档案系统中，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经导入的文件信息进行录入，文字录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程记录单》上填写数据录入相关信息（如文字录入人、文字录入时间）。对于文字录入环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有文字录入人员的签字信息（姓名和日期）。著录环节中，我们将保证正确率达到100%，著录时候将按照档案著录标准进行著录，保证数据的规范化。

根据档案实体情况，需要对档案图像属性结构维护“目录名称”、“案卷号”、“归档号”、“页码”、“页面大小”、“是否复制件”、“是否更改件”、“是否原件不清”、“备注”等栏目，以便在档案著录标引时候同时在电子文件级完成信息著录。

在实际处理过程中若有未归类的新目录，可根据情况手工录入或修改目录，并及时告知档案员审定后增加或调整标准目录。

5.文字校对

在档案数字化加工项目中，文字校对人员依据《国家档案局纸质档案数字化技术规范》中著录项要求，在档案系统中，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经导入/录入的文件信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，文字校对人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程记录单》上填写数据录入相关信息（如文字校对人、文字校对时间）。对于文字校对环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有文字校对人员的签字信息（姓名和日期）。

6.图像质检及格式转换

在用户档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程记录单》，在档案系统中对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程记录单》上填写图像处理相关信息（如图像质检人、图像质检时间）。对于图像质检环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有图像质检人员的签字信息（姓名和日期）以及《成品数据验收记录单》中的问题是否已经得到纠正。

通过质检的图像信息将在本环节中，由质检人员通过档案系统中的格式转换功能将格式由Tiff格式转换为用户要求的双层PDF格式。

7.报表输出

在用户档案数字化加工项目中，报表输出人员需要在档案系统中根据用户需求进行报表的设计与输出，一般需要设计和输出的报表包括：案卷目录、卷内目录、全引目录、备考表、卷皮脊背信息等，如有特殊情况，需要根据用户的情况进行报表的重新设计与输出。报表输出工作由档案系统来完成，系统自动生成《报表输出报告》。对于报表输出环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有报表输出人员的签字信息（姓名和日期）以及《报表输出报告》中的问题是否已经得到纠正。

8.数据图像挂接

在用户档案数字化加工项目中，数据挂接人员发现挂接过程中存在的问题，并及时对出现的错误进行分析和修改。对于数据挂接环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有数据挂接人员的签字信息（姓名和日期）以及《数据挂接报告》中的问题是否已经得到纠正。图像挂接环节中，我们将保证图像与目录挂接后对应关系正确率为100%。

9.档案装订

在用户档案数字化加工项目中，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户方相关负责人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程记录单》上填写档案装订相关信息（如装订人、装订时间）。对于档案装订环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有档案装订人员的签字信息（姓名和日期）。

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

装订完成后，需要在案卷的脊背或封皮上盖“已数字化”专用印章，已示区分，并便于查找。

档案装订、装盒环节中，我们将保证档案原件按照正确的顺序排列，装盒正确率100%。

10.抽样质检

在用户档案数字化加工项目中，抽样质检人员根据项目合同内所规定的验收方式对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、图像文件、数据挂接情况、报表输出情况等），在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》；如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检。对于抽样质检环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每个抽样卷都有抽样质检人员的签字信息（姓名和日期）以及《数字化项目实施数据质量抽检报告》中的问题是否已经得到纠正。质检时候，需要保证合格率达到99%。

11.还卷入库

在用户档案数字化加工项目中，完成了对文件原件的扫描处理后，要及时归还档案原件，不得损坏和丢失文件原件。双方相关人员一起对归还的文件逐盒、逐件清点，共同进行核对，不能有任何差错。清点结束，双方在《文件数字化处理调卷登记本》上登记、签字，包括还档时间、年度、机构、保管期限、起止卷号、所还卷数，保证案卷实体能完整无误的入库。对于还卷入库环节，主要检查每次的还卷是否完整的填写《还卷记录单》相关信息，《还卷记录单》是否已经由还卷人员和用户相关负责人员共同签字确认。

12.项目验收阶段

在用户档案数字化加工项目中，每扫描完成一定工作量并进行图像原文与目录信息的挂接后，由项目经理提交阶段性验收报告，双方在挂接后的10个工作日内对上阶段数字化工作进行验收。依据项目所签订的《档案扫描项目》合同中验收规定中的相关要求，验收小组确定参与本次验收的数据样例（上阶段成品数据的百分之十，具体数量可以由双方进行协商），验收时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，对目录与图像文件的挂接情况进行检查，对装订后的档案原件进行检查，如果验收通过，则由用户和河南中宝档案技术管理咨询有限公司项目经理共同签字确认；如果验收未通过，则由项目实施组对验收数据进行进一步处理，直至本次验收数据通过验收，再由验收小组确定再次参与本次阶段性验收的数据样例（上阶段成品数据的百分之十，具体数量可以由双方进行协商），并再次执行验收流程，直至通过本阶段性验收。对于项目验收阶段，主要检查是否已经进行阶段性验收并签字确认，是否已经对阶段性验收过程中存在的问题进行修改。

具体验收指标如下：

★验收采用抽检的方式，抽检比率不低于5%。具体抽检指标包括：

★扫描精度达到300DPI，存储格式可为TIFF 、JPG和双层PDF。

★严格准确地进行档案目录著录工作，不错录，录入字或数字的正确率必须达到99%以上。

★严格执行图像污斑、黑点和黑边的处理工作，须达到图像放大2倍后肉眼观看仍能清晰、平直。

★档案图像倾斜度不超过1度，错误率≤1‰。

★档案图像版面要居中，错误率≤1‰。

★档案目录与图像挂接检查：目录与图像一一对应，保证零差错。

★纸质档案材料绝不能出现丢失、损坏等情况。

★档案电子数据离线备份须采用专用光盘或硬盘。

对于以上任何一条不合格则全部发回我方重新自检。直到文件抽检合格项目才能通过验收。

13.数据备份及光盘刻录

在用户档案数字化加工项目中，对于光盘刻录环节，主要检查是否生成《光盘影像生成报告》以及报告中的问题是否已经进行修改，是否生成《光盘刻录清单》以及刻录后的光盘是否已经用黑色油性笔加注光盘编号，在光盘盒上要加贴标签。对于光盘刻录环节，主要检查是否在《流程记录单》中针对每卷都有光盘刻录人员的签字信息（姓名和日期）以及《光盘影像生成报告》中的问题是否已经得到纠正，检查每张光盘的可读性、内容规范性、是否已经加注光盘编号和光盘标签。

最终的成品数据将形成两套数据，一套TIFF格式数据，由移动硬盘或便携式服务器输出；一套经过OCR识别后转换得到的双层PDF文件格式数据，以硬盘及光盘形式提交。进行光盘刻录时候，将采用JVC档案专用DVD光盘进行，硬盘为档案局统一提供。该环节可以按照全宗来进行，也可以批量多个全宗进行。

在刻录完光盘后，运行光盘可读性检查程序，检查已经刻录好的光盘在光驱上的可读性，确认已经刻录的光盘不存在文件读取问题。