案例描述：2000年，齐齐哈尔市档案局执法人员在对市纺织工业局进行执法检查时，发现该局部分档案散失在外，没有按时归档，执法人员当即对其下达了责令整改通知书。然而，该局在规定的时间内没有按照规定进行整改，市档案局依据《黑龙江省档案管理条例》第49条规定，依法对其下达了档案行政处罚决定书，并给予经济处罚5000元整。在该局拒不履行行政处罚决定的情况下，市档案局依法申请所辖地区人民法院强制执行。2001年4月，龙沙区人民法院依法冻结了市纺织工业局的资金账户，并将处罚款项划拨到市档案局罚没专户，有力地维护了《黑龙江省档案管理条例》的尊严。（摘自《黑龙江档案》2001年第五期）

案例评析：用制度管人，用制度管事，是各项工作健康有序开展的基本条件。档案工作也一样，只有建立健全档案管理制度，才能确保单位档案工作的有序开展，才能确保档案的安全完整。案例中，齐齐哈尔市纺织工业局部分档案散失在外，是没有建立文件材料归档制度，没有严格执行档案管理制度的结果。《黑龙江省档案管理条例》第49条规定：“未按规定立卷归档的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正，逾期不改正的，对直接责任人员处以200元以上1000元以下罚款，对单位处以2000元以上1万元以下罚款；有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分”。齐齐哈尔市档案局依据《黑龙江省档案管理条例》第49条规定，责令其限期改正，并在其没有在限期内进行整改的情况下，依法给予其5000元的行政处罚，是合乎法律规定的。

建立健全档案工作制度，不仅是单位建立档案工作的一个基本内容，而且是档案法律法规所规定的一项基本职责和法定义务。《档案法实施办法》第9条规定：机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当履行“贯彻执行档案法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位档案工作制度”的职责。《机关档案工作条例》第11条规定：机关应建立健全文件材料的归档制度。第15条规定：机关档案部门应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记。第21条规定：机关档案部门应建立档案的借阅制度。《科学技术档案工作条例》第5条规定：各单位应当建立健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。第12条规定：各单位应当建立健全图纸更改、补充的制度。第15条规定：科技档案部门对科技档案的利用效果，应当进行必要的调查和建立节约档案的统计制度。除上述档案法律法规明确规定的制度外，一些法律法规条文所规定的具体要求，也必须由单位根据具体情况，制定相关的制度来配套。如《机关档案工作条例》第13条规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。这就要求各单位应根据自己单位不同的情况，制定出不同的档案移交制度。此外，有关档案工作的业务规范、技术标准也对单位应建立的档案工作制度提出了一些制度要求。如《机关档案工作业务建设规范》中提出，单位要建立《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位责任制》等。

综合以上法律法规和技术规范要求，概括起来，单位应当建立健全的档案工作制度有以下几个方面：一是综合性的管理制度。主要有档案工作管理办法、档案机构工作职责、科室档案工作职责、档案工作奖惩办法等。二是岗位责任制方面的制度。主要有主管领导岗位责任制、档案员岗位责任制、科室专（兼）职档案员工作职责等。三是业务管理方面的制度。主要有文件材料归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案移交制度、数字档案管理移交制度、档案工作三纳入三参加制度、图纸更改补充制度等。四是突发事故应急制度。主要有档案突发事故应急预案、计算机档案信息网络突发事故应急预案等。上述四个方面的制度，只是整体上的要求。各单位在建立本单位的档案工作制度时，一定要结合本单位的工作性质，实际情况，将法律法规的规定具体化、细致化，使本单位的档案工作制度覆盖各个工作环节，确保本单位档案工作依法依规依制度有序开展。

（ 专栏作者：刘子芳   许昌市建安区档案局）