谈档案学研究的理论联系实际——以档案形成在前论为例
一、档案形成在前(档案直接形成)论的
实践来源；
二、档案形成在前(档案直接形成)论的
理论来源；
三、《档案直接形成论》主要观点简介
四、档案学研究理论联系实际的方式；
五、档案学研究中理论联系实际的问题
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需要说明一点，“档案直接形成论”的观点是由“档案形成在前论”演变而来的。“档案形成在前论”的提出是针对“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”传统经典观点来说的，从内涵上说不能完全代表“档案直接形成论”，就文件来说，它只是档案复制件诸多形式之一，而不是全部。所以在成书出版时改用了“档案直接形成论”。不过从某种意义上说， “档案直接形成论”就是“档案形成在前论”。所谓“在前”就是不存在“转化”，就是“直接”。
No.1
从“发文”档案实体看档案与文件
第一，是它的原始记录性。“ 关于原始记录性是档案的本质属性，是档案学论著中较一致的共识”。档案是原始的历史记录，档案是在人们社会实践活动中直接形成的第一手材料，它们都实实在在地打上了“原始记录”的烙印。
第二，是它的唯一性。 档案是唯一的，其价值因唯一而存在。唯一性是档案区别于其他文献性信息的重要标志。档案的唯一性来自于档案的原始记录性，原始的就意味着是唯一的，正是由于档案的实体是原始记录决定了档案实体的唯一 。
应该说具有原始记录性和唯一性的才能是档案。具体到档案实体，按照以上特征，那么，只有文件的定稿(也就是原稿)才符合档案的这两个特征。也就是说档案应该是文件的定稿，而不是文件本身。因为定稿是印制文件的依据，文件是根据定稿印制的复制件。定稿具有原始记录性和唯一性的特征，文件是根据定稿印制的复制件，它不具备原始记录性的特征，文件一般需要复制一至数千份，也不具备唯一性的特征。实质上，“定稿是文件的‘正本’”，“是档案的‘原件’，它是今后工作查考、科学研究和印证历史的第一手珍贵凭证。 打印的正式文件是‘副本’，是原始档案定稿的 ‘手抄件’或‘复制件’”。 因此，“严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿”。
从发文处理单的作用和实体看，它是发文的定稿形成程序的原始记录，是证明发文合法性的凭证。它既不是单独的份文件，也不是文件 (发文)的组成部分。 在实际工作中对于发文处理单(发文签)有两种形式:一种是集成到定稿中的。按照中华人民共和国国家标准《发文稿纸格式》 (GB82689)的规定，就是将发文签与起草发文用的稿纸集成到合二为一。《发文稿纸格式》规定，发文稿纸主要分为说明区、标题区、正文区三部分，其中说明区、标题区的内容相当于单独的发文签，主要内容有:签发、会签、主送、抄送、发文号、核稿、拟稿单位、拟稿、附件、标题等。这样的定稿实际就是集发文签与定稿于一身，将成套的档案压缩到定稿实体上。另一种是单独形式的。发文签的主要内容有:签发、核稿、文件标题、拟稿、拟办单位、拟办日期、发送机关、附件等。
从档案与文件形成看档案与文件关系
在远古时代，最初为了满足人们记忆的需要而产生了档案，在档案产生之初，只有档案而没有文件。
随着社会的发展，人们的社会生产、生活活动日趋复杂，于是就产生了管理的需要，由于管理的需要，档案又有了文件的功能，产生了文件之意，但是，管理活动应该经过一个由简单到复杂的演变过程。最初是简单的，管理的范围也不大，对象也不多，有一份文件就可到达管理目的。这时的档案与文件应该是一体的，是档案增加了文件的功能。也就是一份档案，既是档案又是文件，既满足了记忆的需要，又满足了办事管理的需要。在档案与文件经历了一个两位一体的阶段后，随着社会的发展，办事开始复杂，管理对象增多，分工细化，文件从档案中分化出来。文件从档案中分化的原因，是单独一份档案无法满足日益增多的办事机构和管理对象，只有多制副本，即档案的复制件，才能满足这种社会需要。
文件也就是从制作档案副本复制件的那一刻，正式登上历史舞台与档案分道而行。尤其是纸张的出现，为文件的复制提供了技术条件，使大量地复制文件成为可能。文件经过由手工书写复制，到手工书写复制加盖印信，再到油印、铅印、文件印制有固定的版头，规范的格式，文件从外观上看与档案的差距越来越大。但是，从实质内容上看，它仍旧是档案的副本复制件， 因为所有的文件都是依照档案手抄缮写或印刷复制的。档案实质上是文件的前身，文件不过是档案的复制件。档案与文件的这种复制与被复制的关系，从古至今就没有改变。
在近代，由于滚简油印机和打字机的出现，改变了档案的复制手段，使档案副本文件的复制 (也就是文件的印制)变得便利，它复制的文件统一，所有的复制件都一模一样，不易涂改。随着时间的推移，制作档案副本文件的手段越来越先进，印制的文件也越来越规范，文件与档案原件的差距越来越大，因而也就改变了人们对档案和文件关系的认识，原来的档案变成了文件定稿或底稿，原来的档案的复制件——副本(文件)变成了文件的正本。再加上档案管理工作的滞后，后将所谓办理完毕的诸多文件正本中的一件“归档”而“转化”为“档案”。而我国的档案学的建立也正是在这一阶段，我国的档案学是在这阶段认识机关档案室工作 (主要文书档案)的基础上发展起来的，对于文件与档案的关系的认识也是从机关文书档案中总结出来的。
正是这一历史时期对公文和机关文书档案的研究，形成了我国档案学的理论基础，有了“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点并成为我国档案学的经典理论。然而，明显地可以看出其局限，基本上都是以机关公文为研究对象的。就当时档案学研究的范围和对档案的认识，得出“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点也是很正常的，这是由于历史的原因，人们认识档案范围的狭窄造成的，我们不能苛求先贤们。
No.3
归档有悖于客观实际
“归档”产生档案的观点，在理论和实际工作方面都是讲不通的，有悖于客观实际。
“归档”人为地缩小了档案的范围，它将许多由未经过“归档”的档案排斥在档案之外，造成了认识档案上的混乱。有学者已经依据档案是”具有查考利用价值、归档集中保存起来的文件材料”和“文书转化为档案是有条件的”观点，论证出“甲骨文在商代井非档案”。
任汉中也认为:“股墟甲骨卜辞可被视作文书，但决不是档案”。
如果按照“归档”才是档案的观点，不仅甲骨档案不是档案，还有如居延汉简、教煌卷子、里耶泰简、长沙走马楼三国吴简都不是档案，以及今天大量没有“归档”的民营企业档案、家庭档案，新领城档案等等也都可能不是档案。实质上“归档”到档案馆和档案室的保存的档案，只是对国家和社会有保存价值的档案的一部分， 而不是全部的对国家和社会有保存价值的档案，更不是全部所有的档案。
国务院侨务办公室的王建国就提出了“档先于文”的观点。他认为:为彻底解决文档不同步的问题，可以超越“文先档后”的管理思路，从源头上提高档案管理质量。即“将'电子文件归档'环节置于‘缮印环节'之前，然后在‘签发’与‘电子文件归档'之间加入“文件格式转换”和“加盖电子印章”两个环节。改造后文件运转流程变为:拟稿，审核，会签，复核，签发，文件格式转换，加盖电子印章，电子文件归档、缮印，加盖实体章，发出，纸质文件归档。”通过上述流程控制，档案管理前置到了纸质文件产生之前。
周文虹、常厘介绍了他们提出“档先于文，以档核文”的电子文件归档理念。并通过对办公系统进行流程控制，使电子文档先于纸质文件产生，并通过对电子文件的审核，完成文件的核稿达到“档先于文，以档核文”的效果，借此提升电子档案质量和归档工作效率。”其项目于2014年6月1日，通过国家保密局保密检测，国务院桥务办公室档先于文，以档核文办公自动化新系统正式投入启用，标志着项目技术部分研究的完成。经过实际运行验证，“档先于文，以档核文”新型档案管理理念，确保电子档案与纸质档案一致性、 电子文件归档及时性”。同时，它们还将这一理念推广到暨南大学、 新疆维吾尔自治区政府外事侨务办公室等单位。
关于档案是直接形成的观点
其理论来源有吴宝康的观点:“档案是一切政治、经济生产、管理、文化、科教等社会实践活动中直接产生的文字、图表、声像等各种形态和载体的原始记录性的文献信息。”
陈兆蜈、和宝荣、王英玮、韩宝华、冯惠玲、张辑哲、朱玉媛等人的观点。虽然说上述中的对档案是直接形成的认识，大部分都是无意识的或者说是针对所谓的档案的“前身”——文件而言的。
而最早意识到有部分档案是直接形成的是冯惠玲、张辑哲。他们提出:会计凭证、日记、照片、录音、幕碑等“在其被制作时就是档案”的观点，这里已经有档案是直接形成的而不是“转化”的含义。
关于文件是档案的复制件(档案副本)的观点
杨俊卿提出:有原始记录性特征的文件定稿(或称定稿件、底稿)才是原本、原稿，才是“档案‘原件’”，“打印的正式文件是‘副本’，是原始档案定稿的‘手抄件’或‘复制件’”，“‘手抄件’出现在印刷技术落后的过去，‘复制件’则可被看成今天大批文件的印制”。
仇壮丽的观点:“制作档案副本是为了完成公文的运转过程，即公务活动的需要，这也是最初制定档案副本的原因。以周代档案副本为例，司会掌管‘六典、八法、八则’的副本，其目的在于以此考核邦国、都鄙及官府的治理情况:掌管‘书契版图’的副本，其目的在于以此考核大小官员的政绩并审核其统计汇报。宋元时期，‘国书’的副本本身就是完成外交活动的公文。”
“档案学逻辑起点”、“档案实体”
档案学的逻辑起点、档案本质属性和档案定义的核心内容应该是一致的。档案学是一门围绕着“原始记录性”而产生和发展的学科。档案本质属性和档案定义的内涵统一在“原始记录性”下，为档案学形成完整的科学理论体系奠定了基础。档案学逻辑起点下的档案定义也未必只有一个，但不管如何给档案下定义，档案学逻辑起点的内涵应该蕴含在其中，关键是其内涵“原始记录性”。如果将“档案”限定在“记录”范围内，其定义为:档案是原始记录。将“档案”限定在“文献”范围内，其定义为:档案是原始记录性文献。将“档案”限定在“信息”范围内，其定义为:档案是原始记录性信息。
档案实体应该具备三个特征:一是原始记录性。二是唯一性。三是成套性。
成套性不是科技档案所独有，而基本上是各类档案实体的共性，成套性是档案唯一性的具体形态和体现。档案实体的成套性是指一项社会实践生产活动中的某一特定活动形成的一份档案而言的。“发文”档案的实体是定稿。一般一份(套)“发文” 档案的实体是由发文签(有的称发文处理单)、定稿与文件正本构成。而不是文件本身(“发文”文件正本)。定稿与文件(发文)同时归档，实际上是“发文”文书档案实体在现代印刷技术印制条件下的“双轨制”现象。“收文”文书档案的实体由收文处理单+收文(收文是作为收文处理单的附件来构成档案实体的一部分的) ，而不是文件(收文)本身。
“收文不是档案”、“档案与现行文件公开”
从档案定义看“收文”，“收文”并不是在社会活动中“直接形成的”“原始记录”。所谓的“收文”档案是由收文处理单(有的称收文处理签、收文阅办笺、文件处理单、文件处置单、文件传阅单拟办单等)和“收文”组成。收文处理单是档案而“收文”不是档案。收文处理单是收文办理过程和结果的原始记录，收文处理单的档案作用是“收文”无法呈现的。
现行文件公开并不等于档案公开。现行文件公开的是文件正本，而档案则包括定稿和文件正本以及发文处理单，所以说现行文件信息不等于档案信息，现行文件信息公开也不等于档案信息公开。档案有一个相对的封闭期不能开放与现行文件必须公开并不矛盾。问题在于把文件与档案这两种不同的事物说成了同一事物或同事物的不同称谓。 如果从档案是直接形成的角度来认识，以档案是原始记录是文件的前身，文件则是档案最终稿本的复制件的观点来看待这种现象，那么问题可以迎刃而解。
“档案直接形成论的理论意义”
信息时代，面对“电子文件”和“电子档案”的趋同认知，却并未引起档案人的重视，如果没有了电子档案的概念，没有了对电子档案的管理，档案学还能存在吗?文件与档案的趋同无区别认识正预示着档案学的危机，档案学的消亡可能只是时间的问题。而这种危机在“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点下是无法解决的。
档案直接形成的观点，明确了档案概念，厘清了档案管理工作和档案管理对象的关系，厘清了档案与文件的区别，厘清了文件管理和档案管理的区别，厘清档案与其他信息记录材料(或称文献)的区别，厘清是档案、作为“档案”和“归档”保存的概念。
档案学研究中理论联系实际的问题
这里说的档案学研究中理论联系实际的问题不是探讨理论联系实际是理论问题，而是如何理论联系实际地提出问题解决问题。
对于档案学研究来说，档案学研究不是从理论到理论的推演或者理论联系实际找出一些新证据来证明前人的档案学理论是正确的，档案学研究是要理论联系实际找出前人的档案学理论中的缺陷和错误，去补充、 修正或推翻。
当然，这里说的前人的档案学理论指的是经过系统的论证的理论，而不是只提出个观点并没有充分论证的理论。比如，常说的传统的档案学理论“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”就只是一个观点，一个未加充分证明的理论。至今并没有一部专门从定义概念、本质属性、起源、形成、价值、实体到若干档案理论原则等都能在统一的概念下合理地解释档案实际并予以理论阐述，且能够自成体系、自圆其说的论述这一理论的专著。
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